Tietosuojaseloste

Sisällysluettelo:

Johdanto

  1. Henkilötietojen käyttö ja käsittely
  2. Automattinen päätöksenteko
  3. Arkaluonteiset tiedot
  4. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
  5. Tietoturvallisuus
  6. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
  7. Tietojen säilyttäminen
  8. Evästeiden käyttö
  9. Muutokset tietosuojaselosteeseen
  10. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Johdanto

Päivitetty viimeksi 28.6.2018

Yksityisyyden suojasi on meille tärkeä. Siksi Forenom Konserni (jäljempänä Forenom) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Forenomin Konserniin kuuluvat yhtiöt ovat yhteisrekisterinpitäjiä henkilötiedoillesi.

Tämä tietosuojaseloste kuvastaa, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme.

1.       Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin kuin ne ovat tarpeellisia meidän liiketoimintamme kannalta ja meidän palveluidemme ja tuotteidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi muun muassa asiakasviestinnän, laskutuksen, markkinoinnin ja mainonnan vuoksi, sekä muun liiketoiminnan tarkoituksiin.  Niin ikään käsittelemme henkilötietoja silloin, kun se on tarpeellista asiakassopimusten laatimiseksi tai täytäntöön panemiseksi, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi taikka oikeutetun etumme perusteella, esimerkiksi väärinkäytön tai petoksen estämiseksi.

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi asiakassuhteemme aikana. Tietyissä tilanteissa keräämme myös tietoja muista ulkoisista lähteistä nimenomaisen suostumuksesi perusteella tai lain sallimissa rajoissa (esim. saadessamme majoittujatiedot ostajalta, tai kun ostamme markkinointilistoja, tai kun tietosi siirtyvät meille ulkoisista myyntikanavista kuten Booking.com).

Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein alla määriteltyihin tarkoituksiin:

 

Henkilötietojen käsittelytarkoitus
 
Majoitus-/vuokrasopimukset, palvelun toimittaminen ja laskutus  

Käsittelemme henkilötietojasi (kuten yhteystietoja ja muita kuvaavia tietoja kuten syntymäaika ja kieli, sekä rekisteröintitietoja, kuten käyttäjätunnus ja muita mahdollisia yksilöiviä tunnuksia) asiakassopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi (mukaan lukien laskutus) ja laissa asetettujen vaatimusten noudattamiseksi. Käsittelemme myös luottoluokitustietojasi suostumuksellasi varmistaaksemme laskutuksen sujuvuuden.

Osana palveluiden tuottamista ja toimittamista käsittelemme henkilötietojasi myös oikeutetun etumme perusteella muun muassa asiakassuhteen hoitamiseksi ja asiakaspalvelun tarjoamiseksi sekä väärinkäytösten ja vikojen selvittämiseksi (esimerkiksi kameravalvonta, lokitiedot, koodilukkojen käyttölokitiedot, puhelutaltiointi, pikaviestihistoria).

Forenomin verkkokauppa

Asiakassopimusten täytäntöön panemiseksi käsittelemme seuraavia tietoja verkkokaupassamme:

(i) Yhteystietoja, esimerkiksi osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite; ja

(ii) Rekisteröintitietoja, esimerkiksi käyttäjätunnus

Asiakaspalvelu ja -viestintä

Käsittelemme asiakassuhdetietoja (esim. tietoja uutiskirjetilauksista tai asiakkaiden yhteydenottopyyntöjen yhteystietoja) oikeutetun etumme perusteella tarjotaksemme sinulle asiakaspalvelua ja vastataksemme kyselyihisi.

Analysointi, tilastointi sekä liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden kehittäminen

Käsittelemme asiakassuhdetta koskevia tietoja (kuten tietoja ostoskäyttäytymisestä tai asiakaspalautetietoja) oikeutetun etumme perusteella kehittääksemme palveluitamme.

Suoramarkkinointi ja markkinointikampanjat

Markkinoimme palvelujamme oikeutetun etumme perusteella. Perinteinen ja sähköinen suoramarkkinointimme on lähtökohtaisesti kohdistettu pelkästään yritysasiakkaille.

Yksityisasiakkaana voit tilata uutiskirjeen internetsivuiltamme. Uutiskirjemarkkinointi tapahtuu tällöin antamasi suostumuksesi perusteella. Sinulla on mahdollisuus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Joissain tilaisuuksissa, kuten avointen ovien yhteydessä, voit jättää yhteystietosi esimerkiksi osallistuaksesi arvontaan. Tällöin saatamme olla yhteydessä sinuun myöhemmin markkinoidaksemme palvelujamme. Sinulla on kuitenkin oikeus kieltäytyä markkinoinnista.

Käsittelemme markkinoinnissa pääsääntöisesti vain yhteystietojasi (kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero). Yritysasiakkaiden osalta myös ostohistoria vaikuttaa markkinointiviestien kohdennukseen.

Verkkosivustomme käytön analysointi

Keräämme tietojasi vain suostumuksesi nojalla. Voit lukea lisää evästekäytännöstämme täältä.

Rekrytointi

Käsittelemme tavanomaisia työhakemustietoja oikeutetun etumme perusteella siltä osin, kun se on tarpeellista ja asianmukaista hakijan sopivuuden arvioimiseksi kulloinkin avoinna olevaan rooliin.  Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat lähtökohtaisesti siitä, mitä hakija toimittaa meille. Pääsääntöisesti käsittelemämme tiedot ovat nimi- ja muut yhteystiedot, suoritetut opinnot, työkokemus, kielitaito, tietotekniikkataidot, tieto hakijan henkilökohtaisesta kotisivusta, hakemus, saatekirje sekä tiedot kolmansilta osapuolilta (mahdolliset taustaselvitykset, persoonallisuus- ja soveltuvuusselvitykset, rekrytointitoimiston keräämät tiedot sekä tiedot rekrytointiin käytetystä sosiaalisesta mediasta, kuten LinkedIn).

2.       Automaattinen päätöksenteko

Automaattisella päätöksenteolla tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti ihmisen osallistumatta päätöksen tekoon ja jolla voisi olla sinulle oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Henkilötietojesi käsittely Forenomilla ei tällä hetkellä sisällä automaattista päätöksentekoa.

3.       Arkaluonteiset tiedot

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. “arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.

Forenom käsittelee arkaluonteisia tietoja vain nimenomaisella suostumuksellasi ja ainoastaan mikäli arkaluonteisten tietojen käsittely on välttämätöntä palveluiden järjestämiseksi majoitussopimuksessa sovitulla tavalla.

4.       Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

  • Konsernin sisällä: Forenom on kansainvälinen yritys, jolla on kansainvälisiä asiakkaita. Tietoja luovutetaan konserniin kuuluville yhtiöille.
  • Viranomaiset: Tietyissä tilanteissa joudumme luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys. Teemme näin ainoastaan tuomioistuimen pätevän päätöksen, viranomaisen määräyksen tai haasteen perusteella.
  • Yritysjärjestelyt: hankkiva osapuoli voi yrityskauppojen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä saada pääsyn asianmukaisiin asiakastietoihin.
  • Suostumus: voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös alihankkijoita ja ulkopuolisia palveluntarjoajia (esimerkiksi tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen, majoituskohteiden siivoamiseen ja huoltamiseen, asiakaspalvelun tukipalveluiden sekä vartiointi- ja valvontapalveluiden ylläpitämiseen, tai muiden vastaavien palveluiden tarjoamiseen, kuten ateriapalveluihin), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta kaikessa tietojasi käsittelyssä.

Keräämiämme tietoja säilytetään ja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Käytämme ainoastaan sellaisia yhteistyökumppaneita, joiden tietosuojaprosessit on asianmukaisesti järjestetty ja jotka takaavat riittävät suojamekanismit (esimerkiksi Privacy Shield tai Euroopan Komission mallilausekkeet). Kaikki käyttämiämme palveluntarjoajia ovat sopimuksilla sitoutuneet varmistamaan, että kaikessa henkilötietojasi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.

5.       Tietoturvallisuus

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia tietoturvakeinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitteiden ja tilojen käyttö.

Pääsy henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kulunvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oikeus.

6.       Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Voit itse päättää, haluatko vastaanottaa suoramarkkinointia ja tarkastaa, mitä tietoja käsittelemme sinusta ja millä perusteella. Tietyissä tapauksissa sinulla on myös oikeus muun muassa tulla unohdetuksi, rajoittaa taikka vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Alla on kuvattu, mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

 

  • Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit esimerkiksi peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumuksen milloin tahansa.

 

  • Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

 

  • Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Jos tietosi joltain osin eivät esimerkiksi pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin (mukaan lukien profiloinnin).

 

  • Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

 

  • Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen. Siirto-oikeus koskee vain sellaisia tietoja, jotka olet itse toimittanut meille ja joita käsitellään automaattisesti (ei siis esimerkiksi paperisia dokumentteja).  Kun pyydät tietojesi siirtoa, toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi.

 

  • Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

 

Voit käyttää henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi seuraavilla tavoilla:

 

  • Esittämällä pyyntösi henkilökohtaisesti Forenomin toimipaikalla voimassa olevan henkilöllisyystodistuksen kanssa (esim. passi); tai
  • Lähettämällä pyyntösi osoitteeseen: privacy@forenom.com.

 

Pyynnössä sinun tulisi esittää sellaiset tiedot, joiden pohjalta pystymme varmistamaan henkilöllisyytesi, kuten esimerkiksi:

  • Koko nimesi;
  • puhelinnumerosi / sähköpostiosoitteesi, jota olet käyttänyt meidän välisessämme yhteydenpidossa majoitussopimusten solmimiseen; ja
  • sopimusnumero tai asiakastunnus.

 

Pidätämme oikeuden pyytää sinulta tarvittaessa lisätietoja henkilöllisyytesi todentamiseksi.

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen yllä mainittuihin oikeuksiisi, ota meihin yhteyttä: privacy@forenom.com.

7.       Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön.

Säilytämme sinun tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen 1. kohdassa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi voimassa olevan lain asettamissa rajoissa. Henkilötietojesi säilytysaika riippuu seuraavista seikoista: sopimusvelvoitteista, kansallisessa lainsäädännössä olevista vaatimuksista (esim. majoitus- ja kirjanpitolainsäädäntö), suostumuksen peruuttamisesta sekä tietojen tarpeellisuudesta palveluidemme tarjoamiseksi tai varmistamiseksi.

Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

8.       Evästeiden käyttö

Suostumuksesi nojalla keräämme verkkosivullamme sinua ja mieltymyksiäsi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja niitä käytetään, jotta voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö, mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit poistaa evästeet selaimen asetuksista.

Lue lisää verkkosivujen analyyseista ja eväisteiden käytöstä ja niiden käytön estämisestä tutustumalla meidän evästekäytäntöömme.

9.       Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, jonka vuoksi saatamme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että vierailet aika ajoin uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla havaitaksesi muutokset. Tarvittaessa ilmoitamme muutoksista myös suoraan sinulle.

10.  Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Forenom Konsernin yhtiöt ovat henkilötietojesi yhteisrekisterinpitäjiä. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:

 

Forenom Group Oy*

Y-tunnus: 2798053-9

Pääkonttori: Mannerheimintie 113, 00280 Helsinki

Tietosuojaan liittyvät kysymykset: privacy@forenom.com

Muut kysymykset: info@forenom.fi

Asiakaspalvelu: +358 20 198 3420

 

*Forenom Group Oy yhtiöt: Forenom Finland / Sweden / Norway / Denmark / Estonia, Forenom Vuokra-asunnot Oy, Forenom HotelliKoti Oy, Forenom Holding Oy, StayAt Hotel Apart Ab, Forenom Apartments Ab, Fisso Oy