Tietosuojaseloste
Sisällysluettelo:
Johdanto
- Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
- Henkilötietojen käsittely ja oikeusperuste käsittelylle
- Automattinen päätöksenteko
- Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
- Tietosuojaoikeutesi ja niiden käyttäminen
- Tietojen säilyttäminen
- Muutokset tietosuojaselosteeseen
Johdanto
Päivitetty viimeksi 8.4.2025
Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää. Siksi Forenom-konserniin kuuluvat yhtiöt (jäljempänä ”Forenom” tai ”me”) ovat sitoutuneet suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii se Forenom-konsernin yhtiöistä*, jonka palveluita olet käyttänyt tai jonka kanssa olet asioinut muussa yhteydessä, esimerkiksi työnhakijana tai asiakasorganisaation edustajana. Jos haluat käyttää rekisteröityjen oikeuksia tai jos sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä privacy@forenom.com.
Jotta voimme käsitellä pyyntösi mahdollisimman sujuvasti, pyydämme ilmoittamaan viestissä asiointisi kohdemaan.
*Forenom Group yhtiöt: Forenom Group Oy, Forenom Holding Oy, Forenom Oy, Forenom Corporate Apartments Oy, Logitjänst Forenom AB, Forenom AS, Forenom ApS, Forenom Eesti Oü, Forenom Apartments AB, StayAt Hotelpart AB
2. Henkilötietojen käsittely ja oikeusperuste käsittelylle
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain niiltä osin kuin ne ovat tarpeellisia liiketoimintamme kannalta sekä palveluidemme ja tuotteidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Tietyissä tilanteissa keräämme tietoja myös muista ulkoisista lähteistä suostumuksesi perusteella tai lain edellyttämällä tavalla, kuten saadessamme majoittujatiedot palvelun ostajalta, hyödyntäessämme yhteystietolistoja markkinointiin, tai tietojesi siirtyessä meille ulkoisista myyntikanavista (esimerkiksi Booking.com).
Henkilötietojen käsittelytarkoitus määrittää, millaista tietoa keräämme missäkin tilanteessa ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme henkilötietojasi jäljempänä määriteltyihin tarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja käsiteltävät henkilötietoryhmät
Palveluiden tarjoaminen
Käyttäessäsi majoitus-, jälleenvuokraus- ja lisäpalveluitamme tai luodessasi käyttäjätilin verkkopalveluumme käsittelemme henkilötietojasi palvelumme tarjoamiseksi. Käsittely perustuu tällöin kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon.
Käsittelemme edellä mainittuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero
- varaustiedot, kuten majoituskohde, ajankohta, erityistoiveet, lisäpalvelut
- asunnon vuokraukseen liittyvät tiedot, kuten tilinumero
- rekisteröintitietoja, kuten käyttäjätunnus
Forenom käsittelee tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä erityisiä henkilötietoryhmiä vain nimenomaisella suostumuksellasi ja ainoastaan mikäli erityisten henkilötietojen käsittely on välttämätöntä palveluiden järjestämiseksi majoitussopimuksessa sovitulla tavalla.
Matkustajailmoituksen laatiminen
Käsittelemme henkilötietojasi majoituspalveluidemme yhteydessä matkustajailmoituksen tekemiseksi. Meidän on myös todennettava henkilöllisyytesi majoittumisesi yhteydessä. Käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.
Matkustajailmoituksessa käsitellään seuraavia tietoja:
- matkustajan koko nimi, syntymäaika sekä kansalaisuus;
- matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten koko nimet, syntymäajat;
- matkustajan osoite;
- maa, josta matkustaja saapuu;
- matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
- matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.
Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi Forenom käsittelee asiakkaan passin tai henkilökortin sisältämiä tietoja, ja eräissä tapauksissa asiakasta saatetaan pyytää käyttämään vahvaa sähköistä tunnistautumista tai luovuttamaan itsestään kuvan sekä muita henkilötietoja Forenomin yhteistyökumppanille. Esimerkiksi pankit ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä, jotka käsittelevät henkilötietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Asiakassuhteen hoitaminen ja hallinnointi
Käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle asiakaspalvelua ja vastataksemme kyselyihisi, joita olet esittänyt viestintäkanavissamme. Tämä kattaa muun muassa saapumista edeltävät ohjeistukset sekä asiakaspalautteen keräämisen majoituksen päätyttyä. Kun otat meihin yhteyttä, tallennamme puhelun tai viestin sisällön asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa palvelumme laatu ja ylläpitää asiakassuhteita.
Käsittelemme edellä mainittuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero
- asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot, kuten viestien sisältö ja puhelutallenteet
Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
Käsittelemme henkilötietojasi kehittääksemme palveluitamme vastaamaan paremmin tarpeitasi. Tämä kattaa muun muassa asiakaspalautteet sekä palveluidemme käytöstä muodostetut tiedot. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kehittää palveluitamme ja liiketoimintaamme.
Käsittelemme edellä mainittuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoryhmiä:
- asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot
- ostokäyttäytymiseen liittyvät tiedot, kuten peruutetut tilaukset
Markkinointi, myynti ja niihin liittyvä analytiikka
Käsittelemme henkilötietojasi markkinoinnin ja myynnin tarkoituksissa sekä perinteiseen että sähköiseen suoramarkkinointiin. Tietoja käsitellään suostumuksen perusteella lainsäädännön niin edellyttäessä, eli esimerkiksi tilatessasi uutiskirjeen verkkosivuiltamme. Suostumuksesi perusteella käsitellään myös muun muassa verkkosivujamme käyttäessä syntyviä henkilötietoja, kuten asettaessa markkinointievästeitä päätelaitteellesi. Käsittelyn perustuessa suostumukseen, pyydämme sinulta suostumuksen ennen käsittelyn aloittamista. Muissa tapauksissa käsittely markkinoinnin ja myynnin tarkoituksiin perustuu oikeutettuun etuumme markkinoida palvelujamme.
Mikäli olet kuluttaja-asiakas, lähetämme sinulle tietoa palveluumme liittyvistä tarjouksista ja ajankohtaisista asioista. Ollessasi yritysasiakkaan edustaja, eli nykyisten ja potentiaalisten asiakasyritystemme työntekijä ja liikekumppani, tai kuulut muuhun sidosryhmään, lähetämme sinulle tarjouksia ja tietoja ammatilliseen rooliisi liittyvistä tuotteista, palveluista ja myynninedistämistapahtumista. Hoidamme myös sidosryhmäsuhteitamme viestimällä merkityksellisistä aiheista ja mainostamalla sinulle erilaisia tapahtumia.
Järjestämme aika ajoin arvontoja ja kilpailuja, joiden yhteydessä käsitellään henkilötietoja. Henkilötietojasi voidaan käyttää myös markkinatutkimuksiin ja asiakasanalyyseihin. Voimme kohdentaa markkinointia ja mainontaa eri medioissa käyttämällä ja yhdistämällä asiakassuhteen aikana kerättyjä tietoja, asiakaskyselyistä kerättyjä tietoja, verkkokäyttäytymistietoja sekä johdettuja tietoja, jotka voivat ennustaa mielenkiinnon kohteita. Kerätyn henkilötiedon avulla laadimme markkinoinnin kohdeyleisöjä, joille tarjoamme kohdennettua markkinointisisältöä. Jaamme tietoja myös markkinointikumppaneille kohdennetun mainonnan toteuttamiseksi.
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltäytyä markkinointiviestinnästä. Jos markkinointi ja mainonta perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa esimerkiksi uutiskirjeen yhteydessä olevasta peruutuslinkistä tai evästeilmoituksen kautta.
Käsittelemme edellä mainittuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi ja sähköposti
- päätelaitteen tiedot, kuten IP-osoite
- suoramarkkinointikiellot ja suostumukset
Tilaisuuksien järjestäminen
Järjestämme aika ajoin erilaisia tilaisuuksia asiakkaillemme sekä potentiaalisille asiakkaille, jolloin käsittelemme henkilötietojasi näiden tilaisuuksien järjestämiseksi. Käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme markkinoida toimintaamme ja tavata asiakkaitamme sekä potentiaalisia asiakkaitamme.
Käsittelemme edellä mainittuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi ja sähköposti, organisaatio
- tapahtumakohtaiset tiedot, kuten erityisruokavaliotiedot
Laskutus, perintä ja luotonvalvonta
Käsittelemme henkilötietojasi maksusuoritusten ja laskutuksen hoitamiseksi sekä varmistamiseksi. Käsittely on välttämätöntä sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä kirjanpitolainsäädännön mukaisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Käsittelemme edellä mainittuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoryhmiä:
- maksutiedot, kuten maksutapatiedot, maksukorttitiedot, laskutustiedot
Käsittelemme myös luottoluokitustietojasi suostumuksellasi varmistaaksemme laskutuksen sujuvuuden.
Turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen
Käsittelemme henkilötietojasi yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi sekä rikosten ja muiden väärinkäytösten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi. Tämä kattaa muun muassa tallentavan kameravalvonnan majoituskohteidemme yleisissä tiloissa, kuten käytävillä ja sisääntuloissa. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa henkilökunnan, asiakkaiden ja tilojemme turvallisuus sekä ennaltaehkäistä väärinkäytöksiä.
Käsittelemme edellä mainittuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoryhmiä:
- turvajärjestelmien kautta kerätyt tiedot, kameravalvonnan tallenteet, koodilukkojen käyttölokitiedot
- majoittujatiedot
Verkkosivuvierailu ja evästeiden käyttö
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä parantaaksemme käyttäjäkokemusta, analysoidaksemme sivustomme käyttöä ja tarjotaksemme kohdennettua mainontaa. Kun vierailet verkkosivuillamme, voimme kerätä sinua ja mieltymyksiäsi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla suostumuksesi perusteella. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö, mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.
Lue lisää eväisteiden käytöstä verkkosivuillamme ja niiden käytön estämisestä tutustumalla evästekäytäntöömme.
Rekrytointi
Mikäli haet meille työntekijäksi, käsittelemme tavanomaisia työhakemustietoja oikeutetun etumme perusteella niiltä osin, kuin se on tarpeellista ja asianmukaista hakijan sopivuuden arvioimiseksi kulloinkin avoinna olevaan rooliin. Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat lähtökohtaisesti siitä, mitä tietoja hakija toimittaa meille.
Käsittelemme edellä mainittuihin tarkoituksiin esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, sähköposti
- työhakemusta ja CV:tä koskevat tiedot, kuten suoritetut opinnot, työkokemus, kielitaito, tietotekniikkataidot, tieto hakijan henkilökohtaisesta kotisivusta, hakemus, saatekirje
Keräämme myös tietoja kolmansilta osapuolilta suostumuksesi perusteella esimerkiksi turvallisuusselvitysten tai henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi.
3. Automaattinen päätöksenteko
Automaattisella päätöksenteolla tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti ihmisen osallistumatta päätöksen tekoon ja jolla voisi olla sinulle oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Henkilötietojesi käsittely Forenomilla henkilötietojen käsittely ei tällä hetkellä sisällä automaattista päätöksentekoa.
4. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Käsittelemme henkilötietojasi luottamuksellisesti emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:
- Konsernin sisällä: Voimme luovuttaa henkilötietoja konserniin kuuluville yhtiöille siinä määrin kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
- Viranomaiset: Tietyissä tilanteissa joudumme luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys. Teemme näin ainoastaan tuomioistuimen pätevän päätöksen, viranomaisen määräyksen tai haasteen perusteella.
- Yritysjärjestelyt: hankkiva osapuoli voi yrityskauppojen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä saada pääsyn asianmukaisiin asiakastietoihin.
- Suostumus: voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.
Joissakin tapauksissa, kuten markkinoinnin sekä tuote- ja palvelukehityksen yhteydessä käyttämämme palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanit voivat kerätä henkilötietojasi myös omiin tarkoituksiinsa. Esimerkiksi verkkosivuillamme ja sinulle lähetetyissä viesteissä saattaa olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille, liitännäisiin ja sovelluksiin. Linkkien seuraaminen tai yhteyden ottaminen niiden kautta saattaa antaa kolmansille osapuolille luvan kerätä tai jakaa tietoja sinusta. Forenom ei hallinnoi näitä kolmansien osapuolten palveluita, emmekä vastaa itsenäisinä rekisterinpitäjinä toimivien kolmansien osapuolten toimintatavoista henkilötietojesi käsittelyssä. Tarkistathan kolmannen osapuolen toimintatavat henkilötietojen käsittelyssä heidän omasta tietosuojadokumentaatiostaan.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös alihankkijoita ja ulkopuolisia palveluntarjoajia, joilla on oikeus käsitellä henkilötietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimuksellisesti huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta kaikessa tietojesi käsittelyssä. Forenomin lukuun henkilötietoja käsitteleviä palveluntarjoajia ovat esimerkiksi seuraavat:
- teknisen ylläpidon palveluntarjoajat
- kampanjoinnin ja suoramarkkinoinnin palveluntarjoajat
- majoituskohteiden siivoamisen ja huoltamisen palveluntarjoajat
- asiakaspalvelun tukipalveluiden palveluntarjoajat
- vartiointi- ja valvontapalveluiden ylläpitämisen palveluntarjoajat
- muiden lisäpalveluiden kuten ateriapalveluiden tarjoajat
Ulkoisten palveluntarjoajien lisäksi Forenom Group Oy tuottaa keskitetysti IT-palveluita muille konserniyhtiöille.
Henkilötietojasi säilytetään ja käsitellään Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Käytämme ainoastaan sellaisia yhteistyökumppaneita, joiden tietosuojaprosessit ovat asianmukaisesti järjestetyt ja jotka takaavat sekä henkilötietojen käsittelyyn että tietojen siirtämiseen riittävät suojamekanismit (esimerkiksi Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet).
5. Tietosuojaoikeutesi ja niiden käyttäminen
Sinulla on tietosuojalainsäädännön perusteella seuraavia oikeuksia:
- Oikeus peruuttaa suostumus
Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit esimerkiksi peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumuksen milloin tahansa.
- Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään tietojasi.
- Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista koskevat oikeudet
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Jos tietosi eivät esimerkiksi joltain osin pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin (mukaan lukien profiloinnin markkinointitarkoituksiin).
- Oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.
- Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen
Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumukseesi tai sopimukseen perustuen. Siirto-oikeus koskee vain sellaisia tietoja, jotka olet itse toimittanut meille ja joita käsitellään automaattisesti (ei siis esimerkiksi paperisia dokumentteja). Kun pyydät tietojesi siirtoa, toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Mikäli on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi.
Voit käyttää henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi lähettämällä pyyntösi osoitteeseen: privacy@forenom.com.
Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti tai tarvittaessa toimittamaan lisätietoja henkilöllisyydestäsi ennen pyyntösi käsittelyä.
Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.
Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen yllä mainittuihin oikeuksiisi, ota meihin yhteyttä: privacy@forenom.com.
6. Tietojen säilyttäminen
Säilytämme sinun tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tällä tietosuojaselosteella kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi voimassa olevan lain asettamissa rajoissa. Henkilötietojesi säilytysaika riippuu sinun ja Forenomin välillä olevan mahdollisen sopimuksen sisältämistä velvoitteista, kansallisessa lainsäädännössä olevista vaatimuksista (esim. majoitus- ja kirjanpitolainsäädäntö), suostumuksen peruuttamisesta sekä tietojen tarpeellisuudesta palveluidemme tarjoamiseksi tai varmistamiseksi. Kun henkilötietojen käsittely ei ole enää syystä tai toisesta tarpeellista, tiedot joko hävitetään tai anonymisoidaan muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.
Keskeisimmät henkilötietojesi säilytysajat:
- Matkustajailmoitusta koskevat tiedot säilytetään yhden vuoden ajan majoituksen päättymisestä.
- Asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot säilytetään kaksi vuotta tietojen keräämisestä.
- Verkkopalvelun käyttäjätili säilytetään kaksi vuotta viimeisestä kirjautumisesta.
- Kameratallenteita säilytetään enintään kolme kuukautta tallennuksesta.
- Laskutukseen liittyviä tositteita säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
- Asunnon vuokraukseen liittyvät tiedot säilytetään vuokrauksen keston ajan ja tämän päättymisen jälkeen kolme vuotta.
- Evästeiden osalta katso tarkemmat säilytysajat evästekäytännöstämme.
Mikäli sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi säilytysaikoihin liittyen, ota meihin yhteyttä: privacy@forenom.com
7. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi saatamme ajoittain päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta tiedät, miten käsittelemme tietojasi. Tarvittaessa ilmoitamme muutoksista myös suoraan sinulle.