Persondatapolitik

Erklæring om beskyttelse af personoplysninger

Indholdsfortegnelse:

Introduktion

Opdateret den 8.4.2025.

Vi tager beskyttelse af dit privatliv meget alvorligt. Forenom-koncernen* (Herefter Forenom, eller “vi”) er forpligtet til at beskytte dit privatliv bedst muligt og til at behandle dine personoplysninger gennemsigtigt i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og god praksis for beskyttelse af personoplysninger.

Denne Erklæring om beskyttelse af personoplysninger informerer dig om, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dine personoplysninger i alle vores aktiviteter.

1. Oplysninger om dataansvarlig og kontaktoplysninger

Den dataansvarlige for dine personoplysninger er den enhed i Forenom-koncernen*, hvis tjenester du har brugt, eller som du har interageret med i en anden sammenhæng, f.eks. som jobansøger eller som repræsentant for vores kundeorganisation. Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder som registreret eller har spørgsmål om databeskyttelse, bedes du kontakte privacy@forenom.com

For at sikre en effektiv behandling af din anmodning bedes du angive destinationslandet i din besked.

*Virksomheder i Forenom-koncernen: Forenom Group Oy, Forenom Holding Oy, Forenom Oy, Forenom Corporate Apartments Oy, Logitjänst Forenom AB, Forenom AS, Forenom ApS, Forenom Eesti Oü, Forenom Apartments AB, StayAt Hotelpart AB

2. Behandling af personoplysninger og retsgrundlaget

Vi indsamler og behandler personoplysninger i den udstrækning, det er nødvendigt for vores virksomhedsaktiviteter, og for at levere og udvikle vores services og produkter. Personoplysninger indsamles primært direkte fra dig. I visse situationer indsamler vi også personoplysninger fra andre eksterne kilder med dit samtykke eller i det omfang, loven tillader eller kræver det, f.eks. når vi modtager gæsteoplysninger fra vores kunde, når vi køber markedsføringslister, eller når dine oplysninger overføres til os fra eksterne salgskanaler (som Booking.com).

Den type personoplysninger, vi vælger at indsamle i forskellige situationer og af forskellige grunde, afhænger af formålet med behandlingen. Vi behandler dine personoplysninger til de formål, der er defineret nedenfor.

Formål med behandling af personoplysninger og kategorier af behandlede personoplysninger

Levering af tjenester

Når du bruger vores indkvartering, fremleje og yderligere tjenester eller opretter en brugerkonto på vores onlinetjeneste, behandler vi dine personoplysninger for at levere vores tjenester. Behandlingen er baseret på udførelsen af den kontrakt, der er indgået med dig.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger til ovennævnte formål:

kontaktoplysninger, såsom navn, adresse, e-mail, telefonnummer
bookingoplysninger, f.eks. indkvartering, dato, særlige ønsker, ekstra ydelser
oplysninger relateret til fremleje, såsom bankkonto
registreringsoplysninger, såsom brugernavn

Forenom behandler kun særlige kategorier af personoplysninger som defineret i GDPR (EU's generelle databeskyttelsesforordning) med dit udtrykkelige samtykke, og kun hvis behandlingen af særlige personoplysninger er nødvendig for at levere de tjenester, der er aftalt i indkvarteringskontrakten.

Oprettelse af registreringsformular til rejsende

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med vores indkvarteringstjenester for at fuldføre registreringen af den rejsende. Vi har også brug for at bekræfte din identitet under dit ophold. Behandlingen er baseret på overholdelse af en juridisk forpligtelse.

Følgende oplysninger behandles i gæsteregistreringen:

den rejsendes fulde navn, fødselsdato og nationalitet
fulde navne og fødselsdatoer på den rejsendes medfølgende ægtefælle og mindreårige børn
den rejsendes adresse
det land, som den rejsende kommer fra
rejsedokumentets nummer
ind- og udcheckningsdatoer på overnatningsstedet, hvis de kendes

For at overholde en lovmæssig forpligtelse behandler Forenom de oplysninger, der fremgår af kundens pas eller ID-kort, og i nogle tilfælde kan kunden blive bedt om at anvende stærk elektronisk identifikation eller give et foto og andre personoplysninger til Forenoms partner. Bemærk, at i sådanne tilfælde er f.eks. banker uafhængige dataansvarlige, der behandler personoplysninger i overensstemmelse med deres egne privatlivspolitikker.

Kundehåndtering

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne yde kundeservice og svare på forespørgsler, du har stillet via vores kommunikationskanaler. Det omfatter blandt andet instruktioner før ankomsten og indsamling af kundefeedback efter endt ophold. Når du kontakter os, gemmer vi indholdet af opkaldet eller beskeden for at kunne udføre kundeservice. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at sikre kvaliteten af vores tjenester og opretholde kundeforholdet.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger til ovennævnte formål:

kontaktoplysninger, såsom navn, e-mail og telefonnummer
oplysninger om kundefeedback og klager, f.eks. indholdet af beskeder og opkaldsoptagelser

Produkt- og serviceudvikling

Vi behandler dine personoplysninger for at forbedre vores tjenester, så de bedre opfylder dine behov. Det omfatter blandt andet kundefeedback og oplysninger, der stammer fra brugen af vores tjenester. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at udvikle vores tjenester og forretning.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger til ovennævnte formål:

information om kundefeedback og klager
oplysninger om købsadfærd, f.eks. annullerede eller ufuldstændige ordrer

Marketing, salg og relaterede analyser

Vi behandler dine personoplysninger til markedsførings- og salgsformål, både til traditionel og elektronisk direkte markedsføring. Oplysninger behandles baseret på samtykke, når det er påkrævet ved lov, f.eks. når du abonnerer på vores nyhedsbrev fra vores hjemmeside. Baseret på dit samtykke behandler vi også personoplysninger der genereres, når du bruger vores hjemmeside, såsom at sætte markedsføringscookies på din enhed. Når behandlingen er baseret på samtykke, vil vi bede om dit samtykke, før vi påbegynder behandlingen. I andre tilfælde er behandling til markedsførings- og salgsformål baseret på vores legitime interesse i at promovere vores tjenester.

Hvis du er forbrugerkunde, sender vi dig oplysninger om tilbud og aktuelle spørgsmål vedrørende vores tjenester. Hvis du er en repræsentant for en virksomhedskunde, såsom en medarbejder eller forretningspartner hos vores nuværende og potentielle kundevirksomheder, eller tilhører en anden interessentgruppe, vil vi sende dig tilbud og informationer om produkter, tjenester og promoveringsbegivenheder, der er relateret til din professionelle rolle. Vi forvalter også vores relationer til interessenter ved at kommunikere relevante emner og reklamere for forskellige arrangementer til dig.

Vi arrangerer lejlighedsvis lotterier og konkurrencer, hvor personoplysninger behandles. Dine personoplysninger kan også bruges til markedsundersøgelser og kundeanalyser. Vi kan målrette markedsføring og annoncering i forskellige medier ved at bruge og kombinere oplysninger indsamlet under kundeforholdet, oplysninger indsamlet fra kundetilfredshedsundersøgelser, online adfærdsdata og afledte oplysninger om, hvilke af vores tjenester der kunne have interesse for dig. Ved hjælp af de indsamlede personoplysninger opretter vi markedsføringsmålgrupper, som vi tilbyder målrettet markedsføringsindhold. Vi deler også oplysninger med markedsføringspartnere for at implementere målrettet annoncering.

Du har til enhver tid ret til at fravælge markedsføringskommunikation. Hvis markedsføringen og annonceringen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage, f.eks. via afmeldingslinket i nyhedsbrevet eller via cookie-meddelelsen.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger til ovennævnte formål:

kontaktoplysninger, såsom navn, e-mail
Enhedsoplysninger, såsom IP-adresse
Fravalg og samtykke til direkte markedsføring

Afholdelse af events

Vi afholder af og til forskellige events for vores kunder og potentielle kunder. Hvis du tilmelder dig, deltager eller bliver inviteret til en sådan event, behandler vi dine personoplysninger for at organisere begivenheden. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at markedsføre vores aktiviteter og møde vores kunder og potentielle kunder.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger til ovennævnte formål:

kontaktoplysninger, såsom navn, e-mail og organisation
begivenhedsspecifik information, f.eks. oplysninger om særlig kost

Fakturering, inkasso og kreditstyring

Vi behandler dine personoplysninger for at administrere og sikre betalingstransaktioner og fakturering. Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af kontrakten og for at overholde forpligtelser i henhold til regnskabslovgivningen.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger til ovennævnte formål:

betalingsoplysninger, f.eks. betalingsmetode, kreditkortoplysninger, faktureringsoplysninger

Vi behandler også dine kreditvurderingsoplysninger med dit samtykke for at sikre effektiv fakturering.

Opretholdelse af sikkerhed og undersøgelse af forseelser

Vi behandler dine personoplysninger for at opretholde orden og sikkerhed samt for at forebygge og efterforske forseelser og andre overtrædelser. Det omfatter blandt andet optagelse af kameraovervågning i de fælles områder af vores indkvarteringsfaciliteter, såsom gange og indgange. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at sikre vores medarbejderes, kunders og lokalers sikkerhed samt forebygge forseelser.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger til ovennævnte formål:

oplysninger indsamlet gennem sikkerhedssystemer, kameraovervågningsoptagelser, logfiler over kodelåse
oplysninger om gæsterne

Besøg på hjemmesiden og brug af cookies

Vi bruger cookies på vores hjemmeside til at forbedre brugeroplevelsen, analysere brugen af vores hjemmeside og levere målrettet annoncering. Når du besøger vores hjemmeside, kan vi indsamle oplysninger om dig og dine præferencer via cookies og andre lignende teknologier baseret på dit samtykke. Du har ret til at blokere for brugen af cookies, men det kan påvirke funktionaliteten af vores tjenester.

Læs mere om brugen af cookies på vores hjemmeside, og hvordan du blokerer for brugen af dem, ved at besøge vores cookiepolitik.

Rekruttering

Hvis du ansøger om et job hos os, behandler vi standardoplysninger om jobansøgningen baseret på vores legitime interesse i det omfang, det er nødvendigt og passende for at vurdere ansøgerens egnethed til den pågældende rolle. De personoplysninger, der behandles, afhænger primært af de oplysninger, som ansøgeren har givet.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger til ovennævnte formål:

kontaktoplysninger, såsom navn, e-mail
oplysninger relateret til jobansøgningen og CV'et, såsom afsluttede studier, arbejdserfaring, sprogkundskaber, IT-færdigheder, oplysninger om ansøgerens personlige hjemmeside, ansøgning, følgebrev

Vi indsamler også oplysninger fra tredjeparter med dit samtykke, f.eks. for at udføre sikkerhedstjek eller personlige vurderinger og vurderinger af egnethed.

3. Automatiske afgørelser

Automatiseret beslutningstagning henviser til en beslutning, der træffes helt automatisk uden menneskelig indblanding, og som kan have juridiske konsekvenser eller andre tilsvarende væsentlige konsekvenser for dig. Forenom foretager ikke automatiserede afgørelser på nuværende tidspunkt.

4. Videregivelse og overføring af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver ikke oplysningerne til tredjeparter, undtagen som angivet nedenfor:

Inden for koncernen: Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder inden for koncernen i det omfang, det er nødvendigt for at opnå de formål, der er beskrevet i denne erklæring.
Myndigheder: Det kan forekomme, at vi videregiver nogle personoplysninger til myndigheder eller retslige administratorer, når det er påkrævet i loven. Dette forekommer kun når begrundet i en gyldig afgørelse, truffet af en domstol, ved anmodning fra en myndighed eller på grund af en stævning.
Virksomhedsopkøb: den overtagende part kan få tilgang til relevante kundeoplysninger i forbindelse med et opkøb eller anden restrukturering af virksomheden.
Samtykke: vi kan videregive dine personoplysninger til tredjeparter med dit samtykke.

I nogle tilfælde, f.eks. i forbindelse med markedsføring og produkt- og tjenesteudvikling, kan de tjenesteudbydere og partnere, vi bruger, også indsamle dine personoplysninger til deres egne formål. Der kan f.eks. være links på vores hjemmeside og i de meddelelser, der sendes til dig, til tredjeparts hjemmesider, plugins og applikationer. Hvis du følger links eller kontakter via dem, kan det give tredjeparter tilladelse til at indsamle eller dele oplysninger om dig. Forenom kontrollerer ikke disse tredjepartstjenester, og vi er ikke ansvarlige for tredjeparters praksis i forbindelse med behandling af dine personoplysninger, når de fungerer som uafhængige dataansvarlige. Tjek venligst tredjepartens praksis for behandling af personoplysninger i deres egen dokumentation om beskyttelse af personoplysninger.

Vi bruger også underleverandører og eksterne tjenesteudbydere til behandling af personoplysninger, som kun er autoriseret til at behandle dine personoplysninger i det omfang, vi tillader det, og i overensstemmelse med de aftalte tjenester, de leverer til os. Dette betyder, at tredjeparts underleverandører og serviceudbydere ikke kan bruge dine personoplysninger til deres egne formål. Alle serviceudbydere, vi benytter, er kontraktligt forpligtet til at sikre et tilstrækkeligt niveau af databeskyttelse i al behandling af dine personoplysninger. Serviceudbydere, der behandler personoplysninger på vegne af Forenom, omfatter f.eks. følgende:

udbydere af teknisk vedligeholdelse
udbydere af kampagner og direkte markedsføring
udbydere af rengørings- og vedligeholdelsesservice i indkvarteringsfaciliteter
udbydere af kundeservicesupport
udbydere af sikkerheds- og overvågningstjenester
udbydere af andre supplerende tjenester som f.eks. måltidsservice

Ud over eksterne tjenesteudbydere leverer Forenom Group Oy centralt IT-tjenester til andre koncernselskaber.

Dine personoplysninger opbevares og behandles uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), f.eks. når den tjenesteudbyder, vi bruger, befinder sig eller opbevarer oplysninger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Vi bruger kun partnere, hvis databeskyttelsesprocesser er korrekt organiseret, og som garanterer tilstrækkelige beskyttelsesmekanismer både for behandlingen og overførslen af personoplysninger (for eksempel de standardkontraktuelle klausuler, der er godkendt af Europa-Kommissionen)..

5. Dine databeskyttelsesrettigheder og hvordan du udøver dem

I henhold til GDPR har du følgende rettigheder som registreret:

Retten til at trække samtykke tilbage

Når databehandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Du kan eksempelvis til enhver tid trække dit samtykke tilbage til elektronisk direkte markedsføring.

Retten til at få indsigt og retten til berigtigelse

Du har til enhver tid ret til at få adgang til de personoplysninger, vi har indsamlet om dig, og få bekræftet, om vi behandler dine personoplysninger. Hvis dine personoplysninger er urigtige eller ukomplette, har du ret til at anmode om berigtigelse eller færdiggørelse af dine personoplysninger.

Retten til begrænsning eller indsigelse mod behandling

I visse tilfælde, eksempelvis hvis dine personoplysninger er urigtige, har du ret til begrænsning i behandlingen, indtil vi har bekræftet nøjagtigheden af dine personoplysninger. Desuden har du, i visse situationer, også ret til at gøre indsigelse mod nogen som helst behandling af dine personoplysninger. Du kan eksempelvis til enhver tid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføringsformål (herunder profilering).

Retten til at blive glemt

I nogle tilfælde har du ret til at få dine personoplysninger slettet. Vi sletter de personoplysninger, vi har indsamlet om dig, når der ikke længere er brug for dem til de formål, de oprindeligt blev indsamlet til. Vi vil også slette personoplysninger, hvis behandlingen var baseret på samtykke, og du beslutter at trække dit samtykke tilbage, eller hvis du anmoder os om at begrænse behandlingen, og der ikke er et legitimt grundlag for, at vi kan fortsætte behandlingen.

Ret til at flytte personoplysninger fra et system til et andet

Du har ret til at anmode om overførsel af dine personoplysninger. Det er kun muligt i de tilfælde, vi behandler dine elektroniske personoplysninger baseret på dit samtykke eller accept, og gælder kun sådanne personoplysninger, du selv har videregivet til os. Du modtager dine personoplysninger i et struktureret, maskinlæsbart format, så du selv kan opbevare dem, eller overføre dem til en anden dataansvarlig. Når du anmoder om det, overfører vi oplysningerne direkte til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt.

Hvis du vil gøre brug af dine ovennævnte rettigheder, kan du gøre det ved at sende din anmodning til: privacy@forenom.com

Vi kan bede dig om at præcisere din anmodning skriftligt eller om nødvendigt give yderligere oplysninger om din identitet, før vi behandler din anmodning.

Ud over de ovennævnte rettigheder har du ret til at indgive en klage over behandlingen af dine personoplysninger til den nationale tilsynsmyndighed.

Hvis du har nogen spørgsmål vedrørende dine rettigheder, bedes du kontakte os på: privacy@forenom.com

6. Opbevaringsbegrænsning

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne databeskyttelseserklæring, inden for de grænser, der er fastsat i gældende lovgivning. Opbevaringsperioden for dine personoplysninger afhænger af forpligtelserne i enhver kontrakt mellem dig og Forenom, kravene i national lovgivning (f.eks. lovgivning om indkvartering og regnskab), tilbagetrækning af samtykke og nødvendigheden af oplysningerne for at levere eller sikre vores tjenester. Når behandlingen af personoplysninger ikke længere er nødvendig, vil oplysningerne enten blive destrueret eller anonymiseret ved at blive ændret uigenkaldeligt til en form, hvor en individuel person ikke længere kan identificeres.

Vigtige opbevaringsperioder for dine personoplysninger:

Oplysninger relateret til registreringen af den rejsende opbevares i et år efter indkvarteringens afslutning.
Oplysninger om kundefeedback og klager opbevares i to år fra indsamlingsdatoen.
Brugerkonti til onlinetjenesten opbevares i to år fra sidste login.
Kameraoptagelser gemmes i op til tre måneder fra optagelsesdatoen.
Dokumenter relateret til fakturering opbevares i den periode, der kræves i henhold til regnskabslovgivningen.
Oplysninger om udlejning af lejligheder opbevares i hele udlejningsperioden og i tre år efter, at den er afsluttet.
For opbevaringsperioder for cookies, se venligst vores cookiepolitik for flere detaljer.

Hvis du har spørgsmål til opbevaringsperioderne for dine personoplysninger, bedes du kontakte os på: privacy@forenom.com

7. Ændringer i Erklæringen om beskyttelse af personoplysninger

Vi udvikler løbende vores praksis for beskyttelse af personoplysninger, og derfor kan vi opdatere denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger fra tid til anden. Ændringer kan også foretages på grundlag af lovændringer. Vi anbefaler, at du gennemgår Erklæringen om beskyttelse af personoplysninger regelmæssigt for at holde dig informeret om, hvordan vi behandler dine oplysninger. Hvis det er nødvendigt, giver vi dig også direkte besked om eventuelle ændringer.