Erklæring om beskyttelse af personoplysninge

Indhold:

Introduktion

  1. Brug og behandling af personoplysninger
  2. Automatiske afgørelser
  3. Følsomme personoplysninger
  4. Videregivelse og overføring af personoplysninger
  5. Informationssikkerhed
  6. Tilgang til oplysninger og udøvelse af dine rettigheder
  7. Opbevaringsbegrænsning
  8. Cookiepolitik
  9. Ændringer i Erklæringen om beskyttelse af personoplysninger
  10. Oplysninger om dataansvarlig og kontaktoplysninger

 

Introduktion

Opdateret den 28.6.2018

Vi tager beskyttelse af dine personoplysninger meget alvorligt. Forenom-koncernen (herefter Forenom) er forpligtet til at beskytte dit privatliv på den bedst mulige måde, og til at behandle dine personoplysninger  med gennemsigtighed i henhold til gældende love om databeskyttelse og tilstrækkelige databeskyttelsesforanstaltninger.  Virksomheder i Forenom-koncernen er fælles dataansvarlig for dine personoplysninger.

Denne Erklæring om beskyttelse af personoplysninger informerer dig om, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dine personoplysninger i alle vores aktiviteter.

1.       Brug og behandling af personoplysninger

Vi indsamler og behandler personoplysninger i den udstrækning, det er nødvendigt for vores virksomhedsaktiviteter, og for at levere og udvikle vores services og produkter. Vi indsamler og behandler dine personoplysninger til f.eks. kundeinformation og -relationer, markedsføring eller annoncering samt til andre forretningsmæssige formål. Desuden behandler vi personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at forberede og indgå aftaler, når vi er forpligtet til det i henhold til loven, eller når det er vores legitime interesse, f.eks. for at forhindre misbrug og svindel.

Som en regel bliver personoplysninger videre givet af dig personligt gennem vores kunderelation. I visse situationer indsamler vi også personoplysninger fra andre eksterne kilder med dit udtrykkelige samtykke eller i den udstrækning det er tilladt eller påkrævet i lovgivningen (f.eks. når vi modtager gæsteoplysninger fra køber eller køber markedsføringslister, eller når dine oplysninger bliver overført til os fra OTA-kanaler, såsom Booking.com).

Den type personoplysninger, vi vælger at indsamle i forskellige situationer og af forskellige årsager, afhænger af formålet med behandlingen. Vi behandler kun dine nedenstående personoplysninger af legitime årsager og til disse definerede formål:

 

Formålet med behandling af personlige data
 
 
Udlejning/lejekontrakter, levering af services, fakturering  

Vi behandler dine personoplysninger (såsom kontaktoplysninger, andre beskrivende oplysninger, som fødselsdato, sprog og registrering data, f.eks. bruger-id og andre mulige unikke identifikatorer (for at udarbejde og indgå kundeaftaler (herunder fakturering)  og for at efterkomme lovkrav. Vi behandler oplysninger om din kreditværdighed med dit samtykke, da det er vores legitime interesse at sikre problemfri administration af faktureringer.

For at yde og levere services behandler vi dine personoplysninger, ligeledes baseret på vores legitime interesse, for at bevare kunderelationer, yde kundeservice og udbedre fejl og mangler (f.eks. kameraovervågning, loginformation, logoplysninger, logoplysninger om brug af kodelås, registreringer af telefonsamtaler, chathistorik).

Forenom webshop

For at være i stand til at indgå kundeaftaler, behandler vi følgende information i vores webshop:

- Kontaktoplysninger, f.eks. adresse, telefonnummer, e-mailadresse

- Registreringsoplysninger, f.eks. bruger-id

Kundeservice og -information

- Ved behandling af kunderelationsoplysninger (f.eks. oplysninger om abonnementer på nyhedsbrev eller kontaktanmodninger) er det vores legitime interesse for at forbedre vores services, og for at besvare dine forespørgsler.

Analyser, kompilering af statistikker, udvikling af forretningsaktiviteter, produkter og services

- Behandling af kunderelationsoplysninger (f.eks. købsadfærd, kundefeedback) er vores legitime interesse for at forbedre vores services.

Direkte markedsføring og markedsføringskampagner

Det er vores legitime interesse at markedsføre vores services. Vi gennemfører dog kun traditionel eller elektronisk direkte markedsføring til erhvervskunder.

Som privatkunde kan du også bede om vores nyhedsbrev på vores website. I dette tilfælde bliver markedsføring af nyhedsbrevet gennemført med dit samtykke, som du har ret til at trække tilbage.

I visse tilfælde, f.eks. Open Door Events, kan du videregive din kontaktoplysninger for eksempelvis at deltage i en konkurrence. Vi kan kontakte dig senere for at markedsføre vores services, som du dog har ret til at fravælge.

Marketingafdelingen behandler kun dine kontaktoplysninger (f.eks. adresse, telefonnummer, e-mailadresse). Erhvervskunder, der også køber målretning af budskabernes adfærdseffekter.

Analyser af websteder

Vi indsamler kun oplysninger, hvis der er givet samtykke dertil. Se vores Cookiepolitik.

Rekruttering

Vi behandler kun almindelige jobansøgningsoplysninger med i udgangspunkt i vores legitime interesse i den udstrækning, det er nødvendigt for at beslutte om ansøgeren er kvalificeret til den relevante stilling. De personoplysninger, der bliver behandlet, er eksempelvis navn, kontaktoplysninger, gennemførte studier, arbejdserfaring, IT-kompetencer, personlig webside, ansøgning, følgebrev, information fra tredjeparter (såsom referencer, mulige baggrundscheck, personlighed og vurdering af karriereegnethed, rekrutteringsbureauer og sociale medier, der er brugt til rekrutteringen, f.eks. LinkedIn).

2.       Automatiske afgørelser

Automatiske afgørelser betyder her en fuldstændig automatiseret afgørelse, der er foretaget uden menneskelig interaktion, og som har betydelige konsekvenser for dine rettigheder.

Forenom foretager ikke automatiserede afgørelser på nuværende tidspunkt.

3.       Følsomme personoplysninger

Særlige kategorier af personoplysninger, med andre ord betyder de såkaldte ”følsomme personoplysninger sådan information, der afslører   race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data, med henblik på entydig identifikation, eller helbredsoplysninger, seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Behandling af følsomme personoplysninger er kun tilladt, hvis det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtelser på grund af arbejdsmarkedslovgivningen, inden for området social sikkerhed eller med udgangspunkt i dit udtrykkelige samtykke.

Forenom indsamler og behandler ikke følsomme oplysninger, uden du har givet dit udtrykkelige samtykke, og hvis det er nødvendigt for formidlingen af de services, der er aftalt i lejekontrakten.

4.       Videregivelse og overføring af personoplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger konfidentielt og videregiver ikke personoplysningerne til tredjeparter, dog med undtagelserne nedenfor.

  • I for Forenom-koncernen, da vi er en international virksomhed med internationale kunder.
  • Myndigheder: De kan forekomme, at vi videregiver nogle personoplysninger til myndigheder eller retslige administratorer, når det er påkrævet i loven. Dette forekommer kun når begrundet i en gyldig afgørelse, truffet af en domstol, ved anmodning fra en myndighed eller på grund af en stævning.
  • Virksomhedsopkøb: den overtagende part kan få tilgang til relevante kundeoplysninger i forbindelse med et opkøb eller anden restrukturering af virksomheden.
  • Samtykke: vi kan videregive dine personoplysninger til tredjeparter med dit samtykke.

 

Vi benytter underleverandører og serviceudbydere i vores behandlingsaktiviteter (f.eks. til teknisk vedligeholdelse eller ved gennemførelse af kampagner og direkte markedsføring, vedligeholdelse af lejlighedskomplekserne, backup til kundeservice, overvågning og andre serviceudbydere, såsom cateringvirksomheder). De har kun ret til at behandle dine personoplysninger i den udstrækning, det er nødvendigt for at udføre det aftalte services. Det betyder, at tredjeparts underleverandører ikke kan bruge dine personoplysninger til deres egne formål. Alle serviceudbydere, vi bruger, er kontraktligt forpligtet til at sikre et tilstrækkeligt niveau af databeskyttelse i al behandling af dine personoplysninger.

Oplysninger, vi har indsamlet bliver delvist opbevaret uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), f.eks. når vi benytter en serviceudbyder uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde eller serviceudbyderen opbevarer oplysninger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Vi benytter kun samarbejdspartnere, hvis processer omkring personoplysninger er passende, tilstrækkelige forsvarlige og beskyttede, (f.eks. Privacy Shield [værnet om privatlivets fred] eller standardklausuler). Alle serviceudbydere, vi bruger, er kontraktligt forpligtet til at sikre et tilstrækkeligt niveau af databeskyttelse i al behandling af dine personoplysninger.

5.       Informationssikkerhed

Vi har truffet tilstrækkelige tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod tab, misbrug eller anden ulovlig tilgang. Disse metoder omfatter blandt andet brug af firewalls, kryptering og sikre serverlokaler.

Adgang til personoplysninger er begrænset internt ved hjælp af adgangskontrol samt ved at uddele og kontrollere adgangsrettigheder. Dine personoplysninger bliver kun behandlet af medarbejdere, der har rettighed til det inden for deres arbejdsområde.

6.       Tilgang til oplysninger og udøvelse af dine rettigheder

Du har ret til indsigt i de personoplysninger, vi har indsamlet i vores register og til at påvirke den måde, hvorpå vi bruger dem. Du kan eksempelvis beslutte, om du vil modtage direkte markedsføring, og i visse tilfælde har du også ret til at få dine personoplysninger slettet, eller anmode om at få dine personoplysninger flyttet til en anden dataansvarlig. Dine rettigheder er følgende:

 

  • Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis databehandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Du kan eksempelvis til enhver tid trække dit samtykke tilbage til elektronisk direkte markedsføring.

 

  • Retten til at få indsigt og retten til berigtigelse

Du har til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi har indsamlet om dig, eller få bekræftelse på, at vi ikke har nogen personoplysninger om dig i vores arkivsystemer. Hvis dine personoplysninger er urigtige eller ukomplette, har du ret til at anmode om berigtigelse eller færdiggørelse af dine personoplysninger.

 

  • Retten til begrænsning eller indsigelse mod behandling

I visse tilfælde, eksempelvis hvis dine personoplysninger er urigtige, har du ret til begrænsning i behandlingen, indtil vi har bekræftet nøjagtigheden af dine personoplysninger. Desuden har du, i visse situationer, også ret til at gøre indsigelse mod nogen som helst behandling af dine personoplysninger. Du kan eksempelvis til enhver tid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføringsformål (herunder profilering).

 

  • Retten til at blive glemt

I nogle tilfælde har du ret til at blive glemt. Vi sletter de personoplysninger, vi har indsamlet om dig, når der ikke længere er brug for dem til de formål, de oprindeligt blev indsamlet til. Vi sletter også personoplysninger, hvis behandlingen var baseret på samtykke, og du beslutter at trække dit samtykke tilbage eller begrænse behandlingen, eller der ikke er hverken anden årsag til eller grundlag for behandlingen.

 

  • Ret til at flytte personoplysninger fra et system til et andet

Du har ret til at anmode om flytning af dine personoplysninger. Det er kun muligt i de tilfælde, vi behandler dine elektroniske personoplysninger baseret på dit samtykke eller accept, og gælder kun sådanne personoplysninger, du selv har videregivet til os. Du modtager dine personoplysninger i et struktureret, maskinlæsbart format, så du selv kan opbevare dem, eller flytte dem til en anden dataansvarlig (f.eks. en anden serviceudbyder). Når du anmoder om det, overfører vi oplysningerne direkte til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt.

 

  • Retten til at klage

Ud over rettighederne ovenfor har du ret til at klage over behandlingen af dine personoplysninger til den nationale tilsynsmyndighed.

 

Hvis du vil udøve dine ovennævnte rettigheder, kan du gøre det ved at

  • aflevere anmodningen personligt på Forenoms kontor med gyldig legitimation, eller
  • ved at sende din anmodning til privacy@forenom.com.

 

Vedlæg tilstrækkelig information, således at vi eksplicit kan identificere dig, såsom

  • dit fulde navn og
  • det telefonnummer/den e-mailadresse, du har brugt i forbindelse med dine lejekontrakter, samt
  • kontraktnummer eller kunde-id.

 

Vi forbeholder os ret til at bede om yderligere identifikationsoplysninger, hvis nødvendigt.

Hvis du har spørgsmål om dine rettigheder, bedes du kontakte: privacy@forenom.com.        

7.       Opbevaringsbegrænsning

Vi opbevarer dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige til det formål, som oplysningerne oprindelig blev indsamlet til, så længe vi er forpligtet til det i henhold til loven, eller indtil du anmoder om sletning.

Vi opbevarer kun dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er angivet i afsnit 1 og inden for begrænsninger i gældende love. Opbevaringsperioden afhænger af følgende kriterier: Kontraktuelle forpligtelser, nationale love (såsom lejeloven, bogføringsloven), tilbagetrækning af samtykke, så længe det er nødvendigt for at yde eller yde vores services.

Herefter bliver dine personoplysninger enten slettet helt eller anonymiserede ved at ændre dem uigenkaldeligt.

8.       Cookiepolitik

Baseret på dit samtykke, kan vi indsamle oplysninger om dig og dine præferencer ved at bruge cookies og andre tilsvarende teknikker. Cookies er små tekstfiler, som en hjemmeside automatisk gemmer på din enhed.  Cookies indeholder en unik identifikator, som bliver brugt til at identificere browsere og optælling af besøg på vores websted. Du har ret til at blokere brug af cookies, men det kan påvirke vores servicefunktioner. Du kan slette cookies i dine browser-indstillinger.

Læs mere om brug af cookies i vores cookiepolitik her.

9.       Ændringer i Erklæringen om beskyttelse af personoplysninger

Vi udvikler løbende vores Erklæring om beskyttelse af personoplysninger, derfor kan denne erklæring blive ændret. Ændringer kan også foretages på grundlag af lovændringer. Vi anbefaler, at du regelmæssigt besøger siden med denne Erklæring om beskyttelse af personoplysninger for at se mulige ændringer. Vi informerer dig også direkte om ændringerne, hvis nødvendigt.

10.  Oplysninger om dataansvarlig og kontaktoplysninger

Forenom er dataansvarlig for dine personoplysninger. Du bedes kontakte os, hvis du har spørgsmål eller kommentarer:

 

Forenom Group Oy*

Forenom Group Business Id: 2798053-9

Hovedkontor: Mannerheimintie 113, 00280 Helsinki, Finland

Anliggender vedrørende personoplysninger: privacy@forenom.com

Øvrige spørgsmål: info@forenom.fi

Kundeservice: +358 20 198 3420

 

*Virksomheder i Forenom-koncernen: Forenom Finland / Sverige / Norge / Danmark / Estland, Forenom Vuokra-asunnot Oy, Forenom HotelliKoti Oy, Forenom Holding Oy, StayAt Hotel Apart Ab, Forenom Apartments Ab, Fisso Oy