Personvernregler

Personvernerklæring

Stikkordregister:

Innledning

Oppdatert 8.4.2025.

Personvernet ditt er viktig for oss. Forenom Group (heretter omtalt som «Forenom» eller «vi», «oss») har et sterkt fokus på å ivareta personvernet ditt og behandle personopplysningene dine på en transparent måte i samsvar med gjeldende personvernlovgivning og gode personvernrutiner.

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan vi samler inn, behandler og beskytter personopplysninger i hele virksomheten.

1. Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig for personopplysningene dine er enheten i Forenom Group* du har brukt tjenester fra eller vært i kontakt med i en annen sammenheng, f.eks. som jobbsøker eller som representant for kundeorganisasjonen vår. Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter som registrert eller har spørsmål angående personvern, kan du kontakte oss på privacy@forenom.com.

For å sikre at forespørselen din blir behandlet effektivt, ber vi deg spesifisere destinasjonslandet i meldingen din.

*Selskaper i Forenom Group: * Forenom Group Oy, Forenom Holding Oy, Forenom Oy, Forenom Corporate Apartments Oy, Logitjänst Forenom AB, Forenom AS, Forenom ApS, Forenom Eesti Oü, Forenom Apartments AB, StayAt Hotelpart AB

2. Behandling av personopplysninger og det rettslige grunnlaget for behandlingen

Vi samler inn og behandler personopplysninger kun i den grad det er nødvendig for forretningsvirksomheten vår, og for å kunne levere og utvikle tjenestene og produktene våre. Personopplysningene samles hovedsakelig inn direkte fra deg. I visse situasjoner samler vi også inn personopplysninger fra andre eksterne kilder etter eksplisitt samtykke fra deg, eller i den grad loven tillater det, for eksempel når vi mottar gjesteopplysninger fra kundene våre, når vi kjøper markedsføringslister, eller når opplysningene overføres til oss fra eksterne salgskanaler (som Booking.com).

Hva slags personopplysninger vi velger å samle inn i ulike situasjoner og av ulike årsaker, avhenger av formålet med behandlingen. Vi behandler personopplysningene til formålene som er definert nedenfor.

Formålet med behandlingen av personopplysninger og kategorier av personopplysninger som behandles

Levering av tjenester

Når du bruker våre tjenester innen overnatting, fremleie og øvrige tjenester eller oppretter en brukerkonto på webtjenesten vår, behandler vi personopplysningene dine for å levere tjenesten. Grunnlaget for behandlingen er oppfyllelse av kontrakten som er inngått med deg.

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger for de ovennevnte formålene:

kontaktinformasjon, som navn, adresse, e-post, telefonnummer
bestillingsopplysninger, som overnattingssted, dato, spesielle forespørsler, tilleggstjenester
informasjon relatert til fremleie, for eksempel bankkonto
registreringsinformasjon, for eksempel brukernavn

Forenom behandler særlige kategorier av personopplysninger som definert i EUs personvernforordning (GDPR) kun etter uttrykkelig samtykke fra deg, og kun hvis behandlingen av særlige personopplysninger er nødvendig for å levere tjenestene som er avtalt i kontrakten om overnatting.

Opprettelse av registreringsskjema for reisende

Vi behandler personopplysningene dine i forbindelse med overnattingstjenestene våre for å fullføre registreringen av reisende. Vi må også bekrefte identiteten din under oppholdet. Grunnlaget for behandlingen er overholdelse av en rettslig forpliktelse.

Følgende informasjon behandles i gjesteregistreringen:

den reisendes fulle navn, fødselsdato og nasjonalitet
fullt navn og fødselsdatoer for den reisendes ektefelle og mindreårige barn, der disse reiser sammen med den reisende
den reisendes adresse
landet den reisende ankommer fra
reisedokumentnummer
innsjekkings- og utsjekkingsdatoer på overnattingsstedet, hvis disse er kjent

For å overholde en rettslig forpliktelse behandler Forenom informasjon som er angitt i kundens pass eller identitetskort, og i noen tilfeller kan kunden bli bedt om å bruke sikker elektronisk identifikasjon eller fremvise et bilde og andre personopplysninger til Forenoms partner. Vær oppmerksom på at i slike tilfeller er for eksempel banker uavhengige behandlingsansvarlige som behandler personopplysninger i samsvar med sine egne retningslinjer for personvern.

Kunderelasjonsbehandling

Vi behandler personopplysningene dine for å gi deg kundeservice og svare på forespørsler du har inngitt via kommunikasjonskanalene våre. Dette omfatter blant annet instruksjoner før ankomst og innhenting av tilbakemeldinger fra kunder etter oppholdets slutt. Når du kontakter oss, lagrer vi innholdet i samtalen eller meldingen til kundeserviceformål. Grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å sikre kvaliteten på tjenestene våre og opprettholde kundeforholdet.

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger for de ovennevnte formålene:

kontaktinformasjon, som navn, e-post og telefonnummer
tilbakemeldinger fra kunder og informasjon om klager, for eksempel innholdet i meldinger og samtaleopptak

Produkt- og tjenesteutvikling

Vi behandler personopplysningene dine for å forbedre tjenestene våre i den hensikt å bedre imøtekomme dine behov. Dette omfatter blant annet tilbakemeldinger fra kunder og informasjon som kommer fra bruken av tjenestene våre. Grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å utvikle tjenestene og virksomheten vår.

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger for de ovennevnte formålene:

tilbakemeldinger fra kunder og informasjon om klager
informasjon knyttet ti kjøpsatferd, som kansellerte eller ikke-fullførte bestillinger

Markedsføring, salg og relaterte analyser

Vi behandler personopplysningene dine til markedsførings- og salgsformål, både tradisjonell og elektronisk direkte markedsføring. Opplysningene behandles på grunnlag av samtykke når loven krever det, for eksempel dersom du velger å abonnere på nyhetsbrevet vårt via nettstedet vårt. Etter samtykke fra deg behandler vi også personopplysninger som genereres når du bruker nettstedet vårt, for eksempel fra utplassering av informasjonskapsler til markedsføring på enheten din. Når grunnlaget for behandlingen er samtykke, ber vi om samtykke før vi starter behandlingen. I andre tilfeller er behandling til markedsførings- og salgsformål basert på vår berettigede interesse i å markedsføre tjenestene våre.

Hvis du er forbrukerkunde, vil vi sende deg informasjon om tilbud og aktuelle saker knyttet til tjenesten vår. Hvis du er representant for en bedriftskunde, for eksempel en ansatt hos eller forretningspartner av våre nåværende og potensielle kundeselskaper, eller tilhører en annen interessentgruppe, vil vi sende deg tilbud og informasjon om produkter, tjenester og salgsfremmende arrangementer som er relatert til din yrkesrolle. Vi administrerer også relasjoner til interessenter gjennom å formidle informasjon om relevante emner og annonsere ulike arrangementer for deg.

Vi organiserer av og til lotterier og konkurranser som medfører behandling av personopplysninger. Personopplysningene dine kan også brukes til markedsundersøkelser og kundeanalyser. Vi kan målrette markedsføringen og annonseringen i ulike medier gjennom å bruke og kombinere opplysninger som samles inn i løpet av kundeforholdet, fra kundeundersøkelser, opplysninger om nettadferd og avledede data om hvilke av tjenestene våre som kan interessere deg. Ved hjelp av de innsamlede personopplysningene oppretter vi målgrupper for markedsføring som vi tilbyr målrettet markedsføringsinnhold til. Vi deler også data med markedsføringspartnere for å gjennomføre målrettet annonsering.

Du har rett til å velge bort markedsføringskommunikasjon når som helst. Hvis markedsføringen og annonseringen er basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake samtykket ditt, for eksempel via avmeldingslenken i nyhetsbrevet vårt eller via erklæringen om informasjonskapsler.

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger for de ovennevnte formålene:

kontaktinformasjon, for eksempel navn, e-post
enhetsinformasjon, for eksempel IP-adresse
avmeldinger og samtykker til direkte markedsføring

Organisering av arrangementer

Av og til arrangerer vi ulike arrangementer for kunder og potensielle kunder. Hvis du registrerer deg, deltar eller inviteres til et slikt arrangement, behandler vi personopplysningene dine i forbindelse med organisering av arrangementet. Grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å markedsføre aktivitetene våre og møte kunder og potensielle kunder.

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger for de ovennevnte formålene:

kontaktinformasjon, som navn, e-post og organisasjon
arrangementsspesifikk informasjon, for eksempel informasjon om matpreferanser

Fakturering, inkasso og kredittstyring

Vi behandler personopplysningene dine for å administrere og sikre betalingstransaksjoner og fakturering. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle kontrakten med deg og for å overholde forpliktelser i henhold til regnskapslovgivningen.

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger for de ovennevnte formålene:

betalingsinformasjon, som betalingsmetode, kredittkortinformasjon, faktureringsinformasjon

Vi behandler også kredittvurderingsinformasjon etter samtykke fra deg for å sikre effektiv fakturering.

Ivareta sikkerheten og etterforske uønskede hendelser

Vi behandler personopplysningene dine i forbindelse å opprettholde orden og sikkerhet, samt for å forhindre og undersøke uønskede hendelser og andre regelbrudd. Dette inkluderer blant annet opptak av kameraovervåkningen i fellesområdene i overnattingsfasilitetene våre, som korridorer og inngangspartier. Grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å ivareta sikkerheten til våre ansatte, kunder og lokaler, samt forhindre uønskede hendelser.

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger for de ovennevnte formålene:

informasjon innhentet gjennom sikkerhetssystemer, opptak fra kameraovervåkningen, logger for kodelåser
informasjon om gjestene

Besøk på nettstedet og bruk av informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler på nettstedet vårt for å forbedre brukeropplevelsen, analysere bruken av nettstedet og vise målrettet annonsering. Når du besøker nettstedet vårt, kan vi samle inn informasjon om deg og dine preferanser gjennom informasjonskapsler og andre lignende teknologier etter samtykke fra deg. Du har rett til å blokkere bruken av informasjonskapsler, men dette kan påvirke funksjonaliteten til tjenestene våre.

Les mer om bruken av informasjonskapsler på nettstedet vårt og hvordan du blokkerer bruken av dem, i retningslinjene for informasjonskapsler.

Rekruttering

Hvis man søker på en jobb hos oss, behandler vi standard jobbsøknadsinformasjon basert på vår berettigede interesse, i den grad det er nødvendig og hensiktsmessig for å vurdere søkerens egnethet for den aktuelle rollen. Personopplysningene som behandles, avhenger primært av informasjonen søkeren oppgir.

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger for de ovennevnte formålene:

kontaktinformasjon, for eksempel navn, e-post
informasjon fra søknaden og CV-en, som utdanning, arbeidserfaring, språkkunnskaper, IT-ferdigheter, informasjon om søkerens personlige nettsted, selve søknaden, følgebrev

Etter samtykke fra deg kan vi også samle inn informasjon fra tredjeparter, for eksempel for å utføre en bakgrunnssjekk eller egnethetsvurdering.

3. Automatiserte avgjørelser

Automatiserte avgjørelser er avgjørelser som tas helt automatisk, uten menneskelig involvering, og kan ha juridiske virkninger eller andre tilsvarende vesentlige konsekvenser for deg. Forenom tar ikke automatiserte avgjørelser per i dag.

4. Utlevering og overføring av opplysninger

Vi behandler personopplysningene dine konfidensielt, og utleverer ikke opplysningene til tredjeparter, med unntak av det nedenstående:

Innenfor konsernet: Vi kan utlevere personopplysninger til selskaper i konsernet i den grad det er nødvendig for å oppnå formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Til myndighetene: Det kan hende at vi pålegges å utlevere enkelte opplysninger til myndighetsinstanser eller andre rettshåndhevende myndigheter når loven krever det. Dette vil imidlertid kun skje på grunnlag av en gyldig domstolsbeslutning, på ordre fra en myndighet eller i henhold til en stevning.
Selskapsoppkjøp: Den kjøpende part kan få tilgang til relevante kundeopplysninger i tilfelle oppkjøp eller annen omorganisering av bedriften.
Samtykke: Vi kan utlevere personopplysninger om deg til tredjeparter hvis du samtykker til det.

I noen tilfeller, for eksempel i forbindelse med markedsføring og produkt- og tjenesteutvikling, kan tjenesteleverandørene og partnerne våre også samle inn personopplysninger om deg for egne formål. Det kan for eksempel være linker på nettstedet vårt og i meldinger til deg som peker til tredjeparts nettsteder, plugins og applikasjoner. Hvis du klikker på linkene eller tar kontakt via dem, kan det innebære at du gir tredjeparter tillatelse til å samle inn eller dele informasjon om deg. Forenom kontrollerer ikke disse tredjepartstjenestene, og vi er ikke ansvarlige for tredjeparters praksis med hensyn til behandling av personopplysningene dine når de fungerer som uavhengige behandlingsansvarlige. Vi ber deg kontrollere tredjepartens praksiser for behandling av personopplysninger ved å gjennomgå tredjepartens egen personverndokumentasjon.

Vi bruker også underleverandører og eksterne tjenesteleverandører til behandling av personopplysninger. Disse kan kun behandle personopplysningene dine i den grad det er tillatt av oss, og i samsvar med de avtalte tjenestene de leverer til oss. Dette betyr at tredjeparts underleverandører og tjenesteleverandrer ikke kan bruke dine personopplysninger til sine egne formål. Alle tjenesteleverandørene vi bruker, er kontraktsforpliktet til å sikre et tilstrekkelig databeskyttelsesnivå i all behandling av personopplysninger. Tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av Forenom, omfatter for eksempel følgende:

leverandører av tjenester for teknisk vedlikehold
leverandører av tjenester knyttet til kampanjer og direkte markedsføring
leverandører av rengjørings- og vedlikeholdstjenester for overnattingsfasiliteter
leverandører av kundeservicetjenester
leverandører av sikkerhets- og overvåkingstjenester
leverandører av øvrige tilleggstjenester, som måltidstjenester

I tillegg til eksterne tjenesteleverandører leverer Forenom Group Oy sentralt IT-tjenester til andre selskaper i konsernet.

Personopplysningene dine lagres og behandles utenfor EØS, for eksempel når tjenesteleverandører vi bruker, befinner seg eller lagrer data utenfor EØS. Vi benytter oss kun av partnere som har godt organiserte personvernprosesser, og som garanterer tilstrekkelige beskyttelsesmekanismer for både behandling og overføring av personopplysninger (for eksempel standard personvernbestemmelser godkjent av EU-kommisjonen).

5. Dine personvernrettigheter og hvordan du utøver dem

I henhold til personvernforordningen har du følgende rettigheter som registrert:

Rett til å trekke tilbake samtykke

Der behandlingen av personopplysninger er basert på ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket når som helst. Du kan for eksempel når som helst trekke tilbake samtykker til elektronisk direkte markedsføring.

Rett til innsyn og rett til retting

Du har rett til å når som helst få innsyn i personopplysningene vi har samlet inn om deg, og motta bekreftelse på om vi behandler personopplysningene dine. Dersom personopplysningene dine er feilaktige eller ufullstendige, har du rett til å be om retting eller komplettering av personopplysningene.

Rett til å begrense eller protestere mot behandling

I noen tilfeller, for eksempel hvis det er feil i personopplysningene, har du rett til å be om begrenset behandling av disse frem til vi får verifisert at personopplysningene dine er korrekte. I visse situasjoner har du dessuten rett til å motsette deg all behandling av personopplysningene dine. Du kan for eksempel når som helst motsette deg behandling for direkte markedsføringsformål (inkludert profilering).

Rett til å bli glemt

I noen tilfeller har du rett til å få personopplysningene dine slettet. Vi sletter alle personopplysninger vi har samlet inn, når de ikke lenger er nødvendige for formålene de opprinnelig ble samlet inn for. Vi sletter også personopplysninger dersom behandlingen var basert på samtykke, og du bestemmer deg for å trekke tilbake samtykket, eller hvis du ber om begrenset behandling, og det ikke finnes noen annen berettiget årsak til at vi skal fortsette med behandlingen.

Rett til å overføre opplysninger fra ett system til et annet

Du har rett til å be om å få overført personopplysningene dine. Dette er kun mulig der vi behandler elektroniske personopplysninger på grunnlag av samtykke fra eller avtale med deg, og det gjelder kun personopplysninger du selv har oppgitt til oss. Vi gir deg personopplysningene i maskinlesbart format, slik at du kan lagre dem selv eller overføre dem til en annen behandlingsansvarlig. På anmodning fra deg overfører vi opplysningene direkte til en annen behandlingsansvarlig, dersom det er teknisk gjennomførbart.

Hvis du ønsker å benytte deg av noen av de ovennevnte rettighetene, kan du sende en forespørsel om dette til:privacy@forenom.com

før vi behandler forespørselen din, kan vi be deg om å avklare forhold ved forespørselen skriftlig eller, om nødvendig, å oppgi ytterligere informasjon om din identitet.

I tillegg til de ovennevnte rettighetene har du rett til å inngi en klage på behandlingen av personopplysningene dine til det nasjonale datatilsynet.

Hvis du har spørsmål om rettighetene dine, kan du kontakte oss på: privacy@forenom.com.

6. Dataoppbevaring

Vi beholder opplysningene dine kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen, innenfor grensene som er fastsatt av gjeldende lov. Oppbevaringsperioden for personopplysningene dine avhenger av forpliktelsene som fremgår av eventuelle kontrakter mellom deg og Forenom, kravene i nasjonal lovgivning (f.eks. lover vedrørende overnattingstjenester og regnskap), eventuell tilbaketrekking av samtykke samt i hvilken grad opplysningene er nødvendige for å levere eller sikre tjenestene våre. Når det ikke lenger er nødvendig å behandle personopplysningene, blir disse enten destruert eller anonymisert gjennom å irreversibelt endre dem til en form der enkeltpersoner ikke lenger kan identifiseres.

Primære oppbevaringsperioder for personopplysningene dine:

Informasjon knyttet til registreringen av reisende beholdes i ett år etter at overnattingen er fullført.
Tilbakemeldinger fra kunder og klageinformasjon beholdes i to år fra datoen de mottas.
Brukerkontoer for onlinetjenesten beholdes i to år etter siste pålogging.
Kameraopptak beholdes i opptil tre måneder fra datoen for opptaket.
Dokumenter knyttet til fakturering beholdes i perioden som kreves av gjeldende regnskapslovgivning.
Informasjon knyttet til leilighetsleie lagres så lenge leieforholdet varer, og i tre år etter dets opphør.
Hvis du vil ha informasjon om gjeldende perioder for bruk av informasjonskapsler, kan du lese retningslinjene for informasjonskapsler.

Hvis du har spørsmål om oppbevaringsperiodene for personopplysningene dine, kan du kontakte oss på: privacy@forenom.com.

7. Endringer i denne personvernerklæringen

Vi utvikler løpende våre personvernpraksiser, noe som betyr at vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Det kan også komme endringer som følge av at gjeldende lovgivning endres. Vi anbefaler at du gjennomgår personvernerklæringen regelmessig for å holde deg informert om hvordan vi behandler opplysningene dine. Om nødvendig vil vi også varsle deg direkte om eventuelle endringer.