Sekretessförklaring

Index:

Inledning

  1. Användning och behandling av personuppgifter
  2. Automatiserat beslutsfattande
  3. Känslig information
  4. Yppande och överlämnande av data
  5. Informationssäkerhet
  6. Åtkomst till data och användning av dina rättigheter
  7. Dataarkivering
  8. Cookiepolicy
  9. Ändringar av denna sekretessförklaring
  10. Registeransvarig och kontaktuppgifter

Inledning

Uppdaterad 2018-06-28

Det är viktigt för oss att skydda dina uppgifter. Forenom-koncernen (kallas fortsättningsvis för Forenom) värnar om din sekretess i största möjliga utsträckning och bearbetar dina personuppgifter på ett transparent sätt i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och god sekretesspraxis.  Företag i Forenom-koncernen är den gemensamma registeransvarige för dina personuppgifter.

Den här sekretessförklaringen innehåller information om hur vi samlar in, behandlar och skyddar dina personuppgifter i alla processer av vår verksamhet.

1.       Användning och behandling av personuppgifter

Vi samlar endast in och behandlar data i den mån det är nödvändigt för vår verksamhet och för att tillhandahålla och utveckla våra tjänster och produkter. Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter, t.ex. för kundkommunikation och kundrelationer, fakturering, marknadsföring eller reklam samt för andra affärsändamål. Vidare behandlar vi personuppgifter om det är nödvändigt för att förbereda och genomföra avtal med kunder närhelst lagen så kräver eller om det ligger i vårt berättigade intresse, t.ex. för att förhindra missbruk eller bedrägeri.

Som grundregel samlas personuppgifter in från dig personligen under vår kundrelation. I specifika situationer samlar vi även in personuppgifter från externa källor med ditt uttryckliga samtycke i den mån lagen så tillåter eller kräver (t.ex. när vi mottar gästdata från köpare eller köper marknadsföringslistor eller om dina uppgifter överförs till oss från OTA-kanaler som Booking.com).

Vilka typer av personuppgifter som vi väljer att samla in i olika situationer och för olika ändamål beror på syftet med behandlingen. Vi behandlar endast nedanstående personuppgifter för nedanstående syften då detta är berättigat:

Syfte med behandling av personuppgifter
 
 
Logi/hyresavtal, tillhandahållande av tjänst, fakturering  

Vi behandlar dina personuppgifter (såsom kontaktuppgifter eller deskriptiva data som födelsedatum, språk och registreringsdata såsom användar-ID eller andra unika identifierare) i syfte att förbereda och genomföra kundavtal (inklusive fakturering) och för att tillgodose lagstadgade krav. Vi behandlar din information om din kreditvärdighet med ditt samtycke eftersom det ligger i vårt berättigade intresse att sörja för en smidig hantering av fakturering.

För att tillhandahålla och leverera våra tjänster kommer vi även att behandla dina personuppgifter på basis av vårt berättigade intresse för att underhålla kundrelationer, erbjuda kundservice och hantera dåligt uppförande och defekter (t.ex. kameraövervakning, loggdetaljer, loggar för användning av kodlås, loggning av telefonsamtal, chatthistorik).

 

Forenoms nätbutik

För att kunna sköta kundavtalen, behandlar vi följande personuppgifter i vår nätbutik:

- Kontaktinformation, t.ex. adress, telefonnummer, e-postadress

- Registreringsinformation, t.ex. användar-ID

 

Kundservice och kommunikation

- Behandling av kundrelationsdata (t.ex. information om prenumerationer på nyhetsbrev eller kontaktinformation vid kundkontaktförfrågningar) ligger i vårt berättigade intresse för att kunna förbättra våra tjänster och svara på dina frågor.

 

Analys, sammanställning av statistik, utveckling av näringsverksamhet, produkter och tjänster

- Behandling av kundrelationsdata (t.ex. köpbeteende, feedback från kunder) ligger i vårt berättigade intresse för att förbättra våra tjänster.

 

Direktmarknadsföring och marknadsföringskampanjer

Det ligger i vårt berättigade intresse att marknadsföra våra tjänster. Vi bedriver endast traditionell eller elektronisk direktmarknadsföring till företagskunder.

Som privatkund har du även möjlighet att beställa vårt nyhetsbrev från vår webbplats. I det här fallet sker marknadsföringen i nyhetsbrevet med ditt samtycke. Du har rätt att dra tillbaka ditt samtycke till detta.

I vissa fall, t.ex. med utomhusevenemang, kan du lämna dina kontaktuppgifter för att t.ex. delta i ett lotteri. Vi kan kontakta dig senare i syfte att marknadsföra våra tjänster. Du har emellertid rätt att avböja denna kontakt.

Vid marknadsföring behandlas huvudsakligen endast din kontaktinformation (t.ex. adress, telefonnummer, e-postadress). För företagskunder påverkar även köpbeteendet vilka som får informationen.

 

Webbplatsanalys

Vi samlar endast in data vid samtycke. Se vår cookiepolicy.

 

Rekrytering

Vi behandlar endast information vid jobbansökningar enligt vårt berättigade intresse i den mån detta är nödvändigt och lämpligt för att avgöra om den sökande är lämplig för den aktuella tjänsten. Personuppgifterna som behandlas innefattar t.ex. namn, kontaktuppgifter, slutförda studier, yrkeslivserfarenhet, språklig förmåga, IT-vana, personlig webbsida, ansökning, personligt brev, information som mottagits från tredje part (t.ex. referenser, eventuella bakgrundskontroller, personlighets- och lämplighetsbedömningar, rekryteringsfirmor och sociala medier som använts för rekrytering t.ex. LinkedIn).

 

2.       Automatiserat beslutsfattande

Automatiserat beslutsfattande här nedan betecknar ett helt automatiserat beslutsfattande som sker helt utan mänsklig interaktion och som har betydande konsekvenser för dina rättigheter.

Forenom använder för närvarande inte automatiserat beslutsfattande.

3.       Känslig information

Särskilda kategorier av personuppgifter, med andra ord så kallade ”känsliga personuppgifter”, syftar på information som röjer en fysisk persons ras eller etniska härkomst, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackföreningar, genetiska eller biometriska data eller detaljer om hälsa eller sexuellt beteende eller sexuell läggning.

Behandling av känsliga personuppgifter är endast tillåten för att uppfylla dina skyldigheter enligt arbetsrättslagar inom socialsäkerhet eller socialt skydd eller på basis av ditt uttryckliga samtycke.

Forenom samlar inte in eller behandlar känslig information, såvida inte detta sker med ditt uttryckliga samtycke och är nödvändigt för att tillhandahålla våra tjänster som överenskoms i logiavtalet .

4.       Yppande och överlämnande av data

Vi behandlar dina personuppgifter konfidentiellt och yppar inte informationen till tredje part bortsett från i nedanstående fall:

  • Inom Forenom-koncernen, eftersom vi är ett globalt företag med internationella kunder.
  • Myndigheter: vi kan vara tvungna att yppa vissa data till myndigheter eller konkursförvaltare. Vi kommer endast att göra detta efter ett giltigt beslut av en domstol, på begäran från en myndighet eller mot bakgrund av en stämning.
  • Företagsförvärv: den förvärvande parten kan få tillgång till relevanta kunduppgifter vid förvärv eller annan omorganisation av företaget.
  • Samtycke: vi kan yppa dina personuppgifter till tredje part efter ditt samtycke.

Vi använder underentreprenörer och tjänsteleverantörer för vår behandling (t.ex. för tekniskt underhåll eller för kampanjer och direktmarknadsföring, underhåll av logienheter, reservsystem för kundservice, övervakning eller andra tjänsteleverantörer som catering). De har endast rätt att behandla dina personuppgifter i den mån det är nödvändigt för att de avtalade tjänsterna ska kunna tillhandahållas. Det betyder att underentreprenörerna inte kan använda dina personuppgifter för sina egna ändamål. Alla tjänsteleverantörer som vi anlitar är enligt avtal skyldiga att säkerställa en lämplig dataskyddsnivå vid all behandling av personuppgifter.

Data som vi samlat in kommer delvis att lagras och behandlas utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet, t.ex. om vi använder en tjänsteleverantör utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller om tjänsteleverantören lagrar data utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vi anlitar endast samarbetspartner vars sekretessprocesser är lämpliga och är korrekt organiserade och skyddade (t.ex. Privacy Shield eller standardklausuler). Alla tjänsteleverantörer som vi anlitar är enligt avtal skyldiga att säkerställa en lämplig dataskyddsnivå vid all behandling av personuppgifter.

5.       Informationssäkerhet

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter från förlust, missbruk eller andra former av otillåten åtkomst. Dessa metoder innefattar, bland annat, användning av brandväggar, kryptering och säkra serverrum.

Åtkomst till dina personuppgifter regleras internt genom åtkomstkontroll samt tilldelning och kontroll av åtkomstbehörighet. Dina personuppgifter kommer endast att behandlas av anställda som är berättigade att göra så enligt sina ansvarsområden.

6.       Åtkomst till data och användning av dina rättigheter

Du har rätt att granska de data som vi samlat in i våra register och påverka sättet vi använder dem på. Du kan till exempel välja om du vill ta emot direktmarknadsföring, och i vissa fall har du rätt att radera dina data eller be om att dina data ska överlämnas till en annan registeransvarig. Du har följande rättigheter:

  • Rätten att dra tillbaka sitt samtycke

Om databehandling baseras på ditt samtycke har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke. Du kan till exempel dra tillbaka ditt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring.

 

  • Rätten till åtkomst och rätten till korrigering

Du har rätt att när som helst få åtkomst till de personuppgifter som vi samlar in om dig eller att få bekräftelse om att vi inte har personuppgifter om dig i våra register. Om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära rättelse eller komplettera dina personuppgifter.

 

  • Rätten att begränsa eller invända mot behandling

Under vissa omständigheter, till exempel om dina personuppgifter är felaktiga, har du rätt att begränsa behandlingen tills vi verifierat att dina personuppgifter är korrekta. I vissa situationer har du även rätt att invända helt mot behandling av dina personuppgifter. Du kan till exempel när som helst invända mot behandling för direktmarknadsföring (inklusive profilering).

 

  • Rätten att bli bortglömd

I vissa fall har du rätt att bli bortglömd. Vi kommer att radera alla personuppgifter som vi samlat in om de inte längre behövs för de ändamål som de ursprungligen samlades in. Vi kommer även att radera dina personuppgifter och behandlingen skedde på basis av ditt samtycke och du senare väljer att dra tillbaka ditt samtycke eller begränsa behandlingen eller om det inte finns någon orsak eller något skäl till behandlingen.

 

  • Rätten att överföra data mellan system

Du har rätt att begära att dina personuppgifter överförs. Detta är endast möjligt när vi behandlar dina elektroniska personuppgifter på basis av ditt samtycke eller ett avtal och gäller endast sådana personuppgifter som du gett oss personligen. Vi tillhandahåller dina personuppgifter i maskinläsbart format så att du kan lagra dem själv eller överlämna dem till en annan registeransvarig (t.ex. en annan tjänsteleverantör). Vid begäran överlämnar vi data direkt till en annan registeransvarig om detta är tekniskt möjligt.

 

  • Rätten att invända

Utöver ovanstående rättigheter har du rätt att invända om behandling av dina personuppgifter till den nationella tillsynsmyndigheten.

 

Om du vill utnyttja ovanstående rättigheter kan du göra det

  • genom att framlägga din begäran personligen vid Forenoms kontor med en giltig identitetshandling såsom ett pass eller
  • genom att skicka din inspektionsbegäran till privacy@forenom.com.

 

Uppge tillräckligt med information för att vi ska kunna identifiera dig såsom

  • fullständigt namn och
  • telefonnummer/e-postadress som du använder i kommunikation med oss rörande logiavtal samt
  • ett avtalsnummer eller kund-ID.

 

Vi förbehåller oss rätten att vid behov begära annan identifierande information.

Använd följande adress om du har frågor om dina rättigheter: privacy@forenom.com.        

7.       Dataarkivering

Vi sparar dina personuppgifter så länge som det behövs för det ändamål som de ursprungligen samlades in för, så länge vi är skyldiga att göra det enligt lag eller tills vi mottar en begäran om radering.

Vi kommer endast att spara dina personuppgifter så länge detta är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som specificeras i avsnitt 1 och inom de tillämpliga lagarnas ramar. Arkiveringstiden för dina personuppgifter beror på följande kriterier: Avtalsskyldigheter, nationella lagar (t.ex. logilagar, bokföringslagar), återtagande av samtycke, så länge detta är nödvändigt för att tillhandahålla eller säkerställa tjänsterna.

Därefter kommer dina personuppgifter att antingen raderas helt eller anonymiseras genom permanenta modifikationer.

8.       Cookiepolicy

På basis av ditt samtycke kan vi samla in data om dig och dina preferenser med hjälp av cookies och andra motsvarande tekniker. En cookie är en liten textfil som din webbläsare lagrar i datorn. Cookies innehåller en unik identifierare som används för att identifiera webbläsare och räkna antalet besök på vår webbplats. Du har rätt att blockera användningen av cookies som kan påverka våra tjänster. Du kan radera cookies i dina webbläsarinställningar.

Läs mer om användning av cookies i vår cookiepolicy här.

9.       Ändringar av denna sekretessförklaring

Vi vidareutvecklar löpande vår sekretessförklaring. Vår sekretessförklaring är därför föremål för ändringar. Ändringar kan även baseras på ändringar i lagen. Vi rekommenderar att du regelbundet besöker sidan med vår sekretessförklaring för att hålla dig ajour med eventuella ändringar. Vid behov informerar vi dig även direkt om ändringarna.

10.  Registeransvarig och kontaktuppgifter

Forenom är registeransvarig för dina personuppgifter. Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor eller synpunkter:

 

Forenom Group Oy*

Forenom Group Business Id: 2798053-9

Huvudkontor: Mannerheimintie 113, 00280 Helsinki, Finland

Sekretessärenden: privacy@forenom.com

Övriga frågor: info@forenom.fi

Kundservice: +358 20 198 3420

 

*Företag i Forenom-koncernen: Forenom Finland / Sweden / Norway / Denmark / Estonia, Forenom Vuokra-asunnot Oy, Forenom HotelliKoti Oy, Forenom Holding Oy, StayAt Hotel Apart Ab, Forenom Apartments Ab, Fisso Oy