Datasäkerhetspolicy

Sekretessförklaring

Innehållsförteckning:

Inledning

Uppdaterad 8.4.2025.

Det är viktigt för oss att skydda dina uppgifter. Forenomkoncernen (kallas fortsättningsvis ”Forenom” eller ”vi”) värnar i största möjliga utsträckning om din sekretess och behandlar dina personuppgifter på ett transparent sätt i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och god sekretesspraxis.

Den här sekretessförklaringen innehåller information om hur vi samlar in, behandlar och skyddar dina personuppgifter inom alla processer av vår verksamhet.

1. Registeransvarig och kontaktuppgifter

Registeransvarig för dina personuppgifter är den enhet inom Forenomkoncernen* vars tjänster du har använt eller interagerat med i något annat sammanhang, till exempel som arbetssökande eller som representant för vår kundorganisation. Om du vill utöva dina rättigheter som registrerad eller om du har några frågor om dataskydd kan du kontakta privacy@forenom.com

För att säkerställa effektiv hantering av din förfrågan ber vi dig ange destinationsland i ditt meddelande.

*Företag inom Forenomkoncernen: Forenom Group Oy, Forenom Holding Oy, Forenom Oy, Forenom Corporate Apartments Oy, Logitjänst Forenom AB, Forenom AS, Forenom ApS, Forenom Eesti Oü, Forenom Apartments AB, StayAt Hotelpart AB

2. Behandling av personuppgifter och rättslig grund för behandling

Vi samlar endast in och behandlar uppgifter i den mån det är nödvändigt för vår verksamhet och för att tillhandahålla och utveckla våra tjänster och produkter. Personuppgifter samlas främst in från dig direkt. I specifika situationer samlar vi även in personuppgifter från externa källor med ditt uttryckliga samtycke i den mån lagen så tillåter eller kräver, till exempel när vi mottar gästdata från våra kunder, när vi köper marknadsföringslistor eller om dina uppgifter överförs till oss från externa försäljningskanaler (såsom Booking.com).

Vilka typer av personuppgifter som vi väljer att samla in i olika situationer och för olika syften beror på syftet med behandlingen. Vi behandlar dina personuppgifter i de syften som anges nedan.

Syftet med behandlingen av personuppgifter och kategorier av personuppgifter som behandlas

Tillhandahållande av tjänster

När du använder våra tjänster för boende, andrahandsuthyrning och tilläggstjänster eller skapar ett användarkonto i vår onlinetjänst behandlar vi dina personuppgifter för att tillhandahålla våra tjänster. Behandlingen baseras på genomförandet av det avtal som ingåtts med dig.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter för syftena ovan:

kontaktuppgifter, till exempel namn, adress, e-post, telefonnummer
bokningsinformation, till exempel boende, datum, särskilda önskemål, tilläggstjänster
information kopplad till andrahandsuthyrning, till exempel bankkonto
registreringsuppgifter, till exempel användarnamn

Forenom behandlar endast särskilda kategorier av personuppgifter enligt definitionen i GDPR (EU:s allmänna dataskyddsförordning) med ditt uttryckliga samtycke och endast om behandlingen av särskilda personuppgifter är nödvändig för att tillhandahålla de tjänster som överenskommits i boendeavtalet.

Skapande av registreringsformulär för resenärer

Vi behandlar dina personuppgifter i samband med våra boendetjänster för att genomföra registrering av resenärer. Vi måste också verifiera din identitet under din vistelse. Behandlingen baseras på uppfyllandet av en rättslig skyldighet.

Följande information behandlas under gästregistreringen:

resenärens fullständiga namn, födelsedatum och nationalitet
fullständiga namn och födelsedatum för resenärens medföljande partner och minderåriga barn
resenärens adress
det land som resenären anländer från
resehandlingens nummer
incheckning- och utcheckningsdatum för boendet, om dessa är kända

För att uppfylla en rättslig skyldighet behandlar Forenom informationen i kundens pass eller identitetskort, och i vissa fall kan kunden bli ombedd att använda stark autentisering eller tillhandahålla ett foto och andra personuppgifter till Forenoms partner. Observera att i sådana fall är till exempel banker självständiga registeransvariga som behandlar personuppgifter i enlighet med sina egna sekretesspolicyer.

Hantering av kundförhållande

Vi behandlar dina personuppgifter för att ge dig kundservice och svara på förfrågningar som du har gjort via våra kommunikationskanaler. Detta inkluderar bland annat instruktioner före ankomst och insamling av feedback efter vistelsen. När du kontaktar oss sparar vi innehållet i samtalet eller meddelandet för att kunna genomföra vår kundservice. Behandlingen baseras på vårt berättigade intresse att säkerställa kvaliteten på våra tjänster och upprätthålla kundrelationen.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter för syftena ovan:

kontaktuppgifter, till exempel namn, e-postadress och telefonnummer
information om feedback och klagomål, till exempel innehållet i meddelanden och samtalsinspelningar

Produkt- och tjänsteutveckling

Vi behandlar dina personuppgifter för att förbättra våra tjänster, så att de bättre uppfyller dina behov. Detta inkluderar bland annat feedback och information som kommer från användningen av våra tjänster. Behandlingen baseras på vårt berättigade intresse av att utveckla våra tjänster och vår verksamhet.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter för syftena ovan:

information om kundfeedback och klagomål
information kopplad till köpbeteende, till exempel avbrutna eller ofullständiga beställningar

Marknadsföring, försäljning och relaterad analys

Vi behandlar dina personuppgifter i marknadsförings- och försäljningssyfte, både för traditionell och elektronisk direktmarknadsföring. Uppgifter behandlas baserat på samtycke när så krävs enligt lag, till exempel när du prenumererar på vårt nyhetsbrev via vår webbplats. Baserat på ditt samtycke behandlar vi också personuppgifter som genereras när du använder vår webbplats, till exempel genom att placera marknadsföringscookies på din enhet. När behandlingen baseras på ett samtycke kommer vi att be om detta innan behandlingen påbörjas. I andra fall grundas behandlingen i marknadsförings- och försäljningssyften på vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra tjänster.

Om du är konsumentkund skickar vi dig information om erbjudanden och aktuella frågor kopplade till vår tjänst. Om du är en representant för en företagskund, till exempel en anställd eller affärspartner hos våra nuvarande och potentiella företagskunder, eller tillhör en annan grupp intressenter, kommer vi skicka erbjudanden och/eller information om produkter, tjänster och kampanjer som är relevanta för din yrkesroll. Vi hanterar också våra relationer genom att kommunicera relevanta ämnen och för att annonsera olika evenemang för dig.

Vi anordnar ibland lotterier och tävlingar, under vilka personuppgifter behandlas. Dina personuppgifter kan också komma att användas som en del av marknadsundersökningar och kundanalyser. Vi kan rikta marknadsföring och reklam i olika medier genom att använda och kombinera uppgifter som samlats in under kundrelationen, uppgifter som samlats in från kundundersökningar, uppgifter om onlinebeteende och härledda uppgifter om vilka av våra tjänster som kan intressera dig. Med hjälp av de insamlade personuppgifterna skapar vi målgrupper för marknadsföring till vilka vi erbjuder riktat marknadsföringsinnehåll. Vi delar också uppgifter med marknadsföringspartners för att genomföra riktad annonsering.

Du har rätt att när som helst välja att inte ta emot marknadsföringskommunikation. Om marknadsföringen och annonseringen baseras på ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke, till exempel via avregistreringslänken i nyhetsbrevet eller via cookiepolicyn.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter för syftena ovan:

kontaktuppgifter, till exempel namn, e-post
enhetsinformation, till exempel IP-adress
avregistrering från och samtycke till direktmarknadsföring

Anordna evenemang

Vi anordnar ibland olika evenemang för våra kunder och potentiella kunder. Om du anmäler dig, deltar eller blir inbjuden till ett sådant evenemang behandlar vi dina personuppgifter för att anordna evenemanget. Behandlingen baseras på vårt berättigade intresse av att marknadsföra vår verksamhet och möta våra befintliga och potentiella kunder.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter för syftena ovan:

kontaktuppgifter, till exempel namn, e-post och organisation
evenemangsspecifik information, till exempel information om specialkost

Fakturering, inkasso och kredithantering

Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera och kontrollera betalningstransaktioner och fakturering. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet och för att uppfylla skyldigheter enligt redovisningslagstiftningen.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter för syftena ovan:

betalningsinformation, till exempel betalningsmetod, kreditkortsinformation, faktureringsinformation

Med ditt samtycke behandlar vi också din kreditvärderingsinformation för att säkerställa effektiv fakturering.

Säkerställa säkerhet och utreda missförhållanden

Vi behandlar dina personuppgifter för att upprätthålla ordning och säkerhet, samt för att förebygga och utreda missförhållanden och andra överträdelser. Detta inkluderar bland annat inspelad kameraövervakning i de gemensamma områdena i våra boendeanläggningar, såsom korridorer och entréer. Behandlingen baseras på vårt berättigade intresse av att säkerställa säkerheten för vår personal, våra kunder och våra lokaler, samt att förebygga missförhållanden.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter för syftena ovan:

information som samlas in via säkerhetssystem, inspelningar från kameraövervakning, loggar över kodlås
information om gästerna

Webbplatsbesök och användning av cookies

Vi använder cookies på vår webbplats för att förbättra användarupplevelsen, analysera användningen av vår webbplats samt tillhandahålla riktad annonsering. När du besöker vår webbplats kan vi samla in information om dig och dina preferenser genom cookies och andra liknande tekniker baserat på ditt samtycke. Du har rätt att blockera användningen av cookies, men detta kan påverka funktionaliteten hos våra tjänster.

Läs mer om användningen av cookies på vår webbplats och hur du kan blockera användningen av dem i vår cookiepolicy.

Rekrytering

Om du ansöker om jobb hos oss behandlar vi standardinformationen i jobbansökan baserat på vårt berättigade intresse i den utsträckning som är nödvändig och lämplig för att bedöma den sökandes lämplighet för den aktuella tjänsten. De personuppgifter som behandlas beror främst på den information som lämnas av den sökande.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter för syftena ovan:

kontaktuppgifter, till exempel namn, e-post
information relaterad till jobbansökan och CV, till exempel genomförda studier, arbetslivserfarenhet, språkkunskaper, IT-kunskaper, information om den sökandes personliga webbplats, ansökan, personligt brev

Vi samlar också in information från tredje part med ditt samtycke, till exempel för att genomföra säkerhetskontroller eller person- och lämplighetsbedömningar.

3. Automatiserat beslutsfattande

Med automatiserat beslutsfattande avses ett beslut som fattas helt automatiskt utan mänsklig medverkan och som kan ha rättsliga följder eller andra liknande betydande följder för dig. Forenom använder för närvarande inte automatiserat beslutsfattande.

4. Utlämnande och överföring av uppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter konfidentiellt och lämnar inte ut informationen till tredje part bortsett från i nedanstående fall:

Inom koncernen: Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till bolag inom koncernen i den utsträckning som krävs för att uppfylla de syften som beskrivs i denna förklaring.

Myndigheter: vi kan vara tvungna att lämna ut vissa uppgifter till myndigheter eller konkursförvaltare. Vi kommer endast att göra detta efter ett giltigt beslut från domstol, på begäran från en myndighet eller mot bakgrund av en stämning.
Företagsförvärv: den förvärvande parten kan få tillgång till relevanta kunduppgifter vid förvärv eller annan omorganisation av företaget.
Samtycke: vi kan lämna ut dina personuppgifter till tredje part efter ditt samtycke.

I vissa fall, till exempel i samband med marknadsföring och produkt- och tjänsteutveckling, kan de tjänsteleverantörer och partners som vi använder också samla in dina personuppgifter för sina egna syften. Det kan till exempel finnas länkar på vår webbplats och i de meddelanden som skickas till dig till tredje parts webbplatser, insticksprogram och applikationer. Om du trycker på länkarna eller kontaktar oss via dem kan du ge tredje part tillstånd att samla in eller dela information om dig. Forenom kontrollerar inte dessa tredjepartstjänster, och vi är inte ansvariga för tredje parts rutiner vid behandling av dina personuppgifter när de agerar som oberoende registeransvariga. Kontrollera den tredje partens rutiner för behandling av personuppgifter i deras egen sekretessdokumentation.

Vi använder även underleverantörer och externa tjänsteleverantörer för behandling av personuppgifter. Dessa har endast rätt att behandla dina personuppgifter i den utsträckning som vi tillåter och i enlighet med de avtalade tjänster som de levererar till oss. Detta betyder att tredjepartsunderleverantörerna och tjänsteleverantörerna inte kan använda dina personuppgifter för sina egna syften. Alla tjänsteleverantörer som vi anlitar är enligt avtal skyldiga att säkerställa en lämplig dataskyddsnivå vid all behandling av personuppgifter. Tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för Forenoms räkning inkluderar till exempel följande:

leverantörer av tekniska underhållstjänster
leverantörer av kampanj- och direktmarknadsföringstjänster
leverantörer av städ- och underhållstjänster för boendeanläggningar
leverantörer av kundtjänst
leverantörer av säkerhets- och övervakningstjänster
leverantörer av andra tilläggstjänster, till exempel livsmedelstjänster

Utöver externa tjänsteleverantörer tillhandahåller Forenom Group Oy centralt IT-tjänster till andra bolag inom koncernen.

Dina personuppgifter lagras och behandlas utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet till exempel när en tjänsteleverantör vi använder är belägen eller lagrar uppgifter utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vi använder endast partners vars dataskyddsprocesser är ändamålsenligt organiserade och som garanterar adekvata skyddsmekanismer för både behandling och överföring av personuppgifter (till exempel de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen).

5. Dina dataskyddsrättigheter och hur du utövar dem

Enligt GDPR har du som registrerad följande rättigheter:

Rätten att dra tillbaka sitt samtycke

När behandlingen av personuppgifter baseras på ditt samtycke har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke. Du kan till exempel dra tillbaka ditt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring.

Rätten till åtkomst och rätten till korrigering

Du har rätt att när som helst få åtkomst till de personuppgifter som vi har samlat in om dig och få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter. Om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära rättelse eller komplettera dina personuppgifter.

Rätten att begränsa eller invända mot behandling

Under vissa omständigheter, till exempel om dina personuppgifter är felaktiga, har du rätt att begränsa behandlingen tills vi verifierat att dina personuppgifter är korrekta. I vissa situationer har du även rätt att invända helt mot behandling av dina personuppgifter. Du kan till exempel när som helst invända mot behandling för direktmarknadsföring (inklusive profilering).

Rätten att bli bortglömd

I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Vi kommer att radera alla personuppgifter som vi samlat in om de inte längre behövs för de syften som de ursprungligen samlades in. Vi kommer även att radera dina personuppgifter om behandlingen utfördes baserat på ditt samtycke, och du väljer att dra tillbaka ditt samtycke, eller om du begär att vi begränsar behandlingen och fortsatt behandling inte är berättigad.

Rätten att överföra uppgifter mellan system

Du har rätt att begära att dina personuppgifter överförs. Detta är endast möjligt när vi behandlar dina elektroniska personuppgifter baserat på ditt samtycke eller ett avtal och gäller endast sådana personuppgifter som du gett oss personligen. Vi tillhandahåller dina personuppgifter i maskinläsbart format så att du kan lagra dem själv eller överlämna dem till en annan registeransvarig. Vid begäran överlämnar vi uppgifter direkt till en annan registeransvarig om detta är tekniskt möjligt.

Om du utnyttja dina ovan nämnda rättigheter kan du göra detta genom att skicka din begäran till: privacy@forenom.com

Vi kan be dig att skriftligen förtydliga din begäran eller, vid behov, att lämna ytterligare information om din identitet innan vi behandlar din begäran.

Utöver ovanstående rättigheter har du rätt att skicka in ett klagomål på behandlingen av dina personuppgifter till den nationella tillsynsmyndigheten.

Om du har några frågor om dina rättigheter kan du kontakta oss på: privacy@forenom.com

6. Dataarkivering

Vi behåller endast dina uppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften som beskrivs i denna sekretessförklaring inom de gränser som fastställs i gällande lagstiftning. Lagringsperioden för dina personuppgifter beror på de skyldigheter som finns i eventuella avtal mellan dig och Forenom, kraven i nationell lagstiftning (till exempel lagar om boende och redovisning), återkallande av samtycke och nödvändigheten av uppgifterna för att leverera eller säkerställa våra tjänster. När behandlingen av personuppgifter inte längre är nödvändig kommer uppgifterna antingen att förstöras eller anonymiseras genom att de på ett oåterkalleligt sätt ändras till en form som gör att en person inte längre kan identifieras.

Viktiga lagringsperioder för dina personuppgifter:

information kopplad till registreringen av resenärer sparas i ett år efter att boendeperioden är slut.
uppgifter om kundfeedback och klagomål lagras i två år från insamlingsdatumet.
användarkonton för onlinetjänsten lagras i två år från den senaste inloggningen.
kamerainspelningar lagras i upp till tre månader från inspelningsdatumet.
dokument kopplade till fakturering sparas under den period som krävs enligt redovisningslagstiftningen.
information kopplad till lägenhetsuthyrning sparas under hyrestiden och i tre år efter att den har upphört.
för lagringsperioder för cookies kan du se vår cookiepolicy för mer information.

Om du har några frågor om lagringsperioderna för dina personuppgifter kan du kontakta oss på: privacy@forenom.com

7. Ändringar av denna sekretessförklaring

Vi utvecklar kontinuerligt våra sekretessrutiner och kan därför komma att uppdatera denna sekretessförklaring från tid till tid. Ändringar kan även grundas på ändringar i lagstiftningen. Vi rekommenderar att du regelbundet läser igenom sekretessförklaringen för att hålla dig informerad om hur vi behandlar dina uppgifter. Vid behov kommer vi också att meddela dig direkt om eventuella ändringar.