5 tapaa säästää yrityksen majoituskustannuksissa

Tämän ohjekirjan avulla onnistut leikkaamaan yrityksesi majoituskustannuksia

Hyvä projektijohto maksaa majoituksesta alle puolet siitä mitä keskinkertainen projektijohto. Myöhään aloitettu ja välinpitämättömästi hoidettu majoitus on tuplaten kalliimpi ja pahimmillaan vielä työntekijöiden tyytyväisyyttä syövä osuus projektissa.

Vuosittaisia kokonaiskustannuksia hallitsemalla yritys voi parantaa kannattavuuttaan ja kilpailukykyään. Järkevillä majoitussopimuksilla on suuri merkitys muun muassa tarjouksenteossa, kilpailutuksessa sekä kannattavuuden parantamisessa. Tämä tekstin luettuasi tunnet 5 tapaa säästää yrityksen majoituskustannuksissa ja hallitset tärkeimmät majoitussopimuksiin ja kilpailutukseen liittyvät niksit.

Yritysmajoituksen asiantuntijamme kokosivat 16 vuoden kokemuksen perusteella ohjekirjan, jonka tarkoituksena on raottaa verhoa liikematkustamisen kustannusten hallinnointiin sekä vastata muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

  • Kuinka vaikuttaa projektin kannattavuuteen majoitussopimuksella?
  • Kuinka keventää yrityksen vuosittaisia majoituskustannuksia?
  • Kuinka työehtosopimukset vaikuttavat majoituksen valintaan?
  • Valitsenko edullisen, kiinteähintaisen majoituksen vai joustavan, mutta kalliin majoituksen?
  • Miksi majoituskustannuksia tulee seurata?

Yritysten majoituskustannukset ja niiden hallitseminen jaetaan oppaassa kahteen osaan:

  1. Projektikustannukset: Projektikustannukset tarkoittavat majoituskuluja, joita syntyvät määräaikaisen projektin toteuttamisen aikana. Projektikustannusten arvioimista voi vaikeuttaa projektien venyminen sekä haasteet niiden laajuuden etukäteen arvioimisessa. Projektin majoituskustannuksia hallitsemalla yritys voi parantaa yksittäisen projektin kannattavuutta.
  2. Vuosikustannukset: Vuosikustannukset ovat yrityksen kaikkien työntekijöiden käyttämän vuosittaisen majoituksen kokonaiskustannuksia. Vuosittaisia kokonaiskustannuksia hallitsemalla yritys voi parantaa kannattavuuttaan ja kilpailukykyään. Myös volyymisopimusten neuvotteleminen on helpompaa, kuin kaikki vuosikustannukset neuvotellaan samalle toimijalle.

Cheerful UI designers working on a document with colleagues discussing behind

Projektikustannukset

Kuinka projektin majoituskustannuksia voidaan ennustaa etukäteen?

Sitova hinta

Projektin johtajan kannattaa pyytää majoituksen tarjoajalta sitova tarjous jo siinä vaiheessa, kun urakasta käydään kilpailua. Useat majoitustahot eivät todennäköisesti tähän suostu, mutta sitova tarjous kannattaa pitää ehtona sopimuksen tekemiselle. Sitovaa tarjousta varten tarvitset vähintään tiedon projektin kestosta, majoittujien henkilömäärästä sekä majoituksen sijainnista.

Saadessasi sitovan tarjouksen majoituskustannuksista projektin ajaksi, voit laskea majoituskustannukset suoraan sisään tarjoamaasi projektin hintaan. Säästyt tilanteelta, jossa hinnoittelet projektisi liian korkealle tai matalalle.

Työehtosopimukset

Majoitusta valittaessa tulee myös ottaa huomioon, minkä työehtosopimuksen piirissä tulevat majoittujat työskentelevät. Osa työehtosopimuksista määrittää minimivaatimuksia majoitukselle, kuten pitääkö jokaisella majoittujalla olla oma huone vai voivatko majoittujat jakaa huoneen työkaverin kanssa. Osa työehtosopimuksista asettaa määräyksiä myös majoitushuoneen koolle.

Joustavat ehdot

Etukäteen sovittu kiinteä hinta on usein edullisin, mutta yllättävän tilanteen sattuessa esimerkiksi kiinteästä määräaikaisesta sopimuksesta on vaikea päästä eroon. Forenomin projektimajoituksen asiantuntijat neuvovat, että paras projektimajoituskokonaisuus sisältää sekä edullista kiinteähintaista majoitusta että hieman kalliimpaa, mutta joustavaa majoitusta.

Joskus projektin kannattavuus on eri olosuhteiden vuoksi jouduttu sopimaan tiukaksi. Tällöin kysymykseen tulee myös etsiä kustannuksista, kuten majoituksesta, säästöä projektin paremman kannattavuuden takaamiseksi.

5 tapaa säästää yrityksen majoituskustannuksissa

 

  1. Majoita työntekijät tilavaan, kodinomaiseen asuntoon usean eri hotellihuoneen sijasta 

Yhteen tilavaan asuntoon voi majoittua useampi työntekijä, jolloin yöhinta majoittujaa kohden laskee huomattavasti. Työntekijöillä on myös mahdollisuus laittaa itse aamiaista ja illallista, eikä heidänkään tarvitse jatkuvasti syödä ulkona tai säilyttää omia ruokia ahtaassa

  1. Ota majoitus suoraan tarkalleen tarvitsemallesi ajalle

Valitse majoituskumppani, jonka kanssa voit sopia majoituksen juuri tarvitsemallesi ajalle vaikkapa alkaen keskeltä kuukautta. Ota majoitus myös heti koko tarvitsemallesi ajalle, äläkä pienissä erissä. Kun majoitus on suunniteltu ja projektin kesto tiedossa, kannattaa majoitus sopia suoraan pidemmälle ajalle. Pidempään kestävissä sopimuksissa majoituksen yöhinta laskee huomattavasti verrattuna lyhyempiin sopimuksiin.

  1. Osta vain ne palvelut, joita todella tarvitset

Mikäli työntekijäsi eivät kerkeä aamuisin syödä aamupalaa tai käyttää silityspalveluita, näistä palveluista ei kannata maksaa piilotettuna yöhinnan sisään. Valitse kumppani, jonka kanssa voit tilata vain haluamasi palvelut ja päättää itse, mistä maksat. Toisille riittää, että asunto siivotaan kerran viikossa, eikä liinavaatteita tai pyyhkeitä tarvitse vaihtaa joka päivä.

  1. Aloita ajoissa majoituksen etsintä

Usein kalliimpia majoitussopimuksia ovat viime hetkellä kiireessä varatut majoitukset. Majoituksen hinnat kallistuvat usein valitun päivämäärän lähestyessä. Tässäkin asiassa helpottaa, kun majoitukset ovat keskitetty yhdelle kumppanille etukäteen sovitulla kiinteällä hinnalla.

  1. Vältä sesonkihinnoittelu

Älä hyväksy majoitussopimusta, joka antaa majoitusliikkeelle mahdollisuuden nostaa hintojasi sesongin aikana.

 

KUINKA HALLITA JA ENNUSTAA MAJOITUKSEN VUOSIKUSTANNUKSIA?

Majoitusten vuosikustannukset käsittävät kaikki majoituksesta vuoden aikana kertyneet kustannukset. Toisin sanoen, vuosikustannukset voivat syntyä myös useista edellä mainituista projektikustannuksista.

Toisaalta taas vuosikustannukset voivat kasaantua hotellityyppisistä epäsäännöllisistä majoittumisista vuoden aikana. Toisilla yrityksillä majoittuminen hotellissa on erittäin säännöllistä. Kaikissa näissä tapauksissa kustannuksiin ja erityisesti niiden hallintaan kannattaa kiinnittää huomiota.

Majoituksien keskittäminen yhdelle toimijalle

Keskittämällä kaikki yrityksesi majoitustarpeet yhdelle toimijalle, saatte neuvottelussa paremman aseman vaatimuksillenne. Toisaalta taas yhden kumppanin kanssa asiointi nopeutuu ja kumppanille muodostuu selkeä kuva yrityksesi toiveista ja tarpeista. Kustannussäästöjen lisäksi säästyy myös aikaa, kun aika ei kulu jatkuvasti järkevimmän ratkaisun etsimiseen ja uuden kumppanin  ohjaamiseen.

Majoitus tyypillisesti keskitetään yrityksen ja majoituksen tarjoajan välille tehtävään sopimukseen. Hotellisopimuksia arvioidessa yritykset tyypillisesti arvioivat majoitusöiden määrän, jolla hotellisopimus tulee kannattavaksi. Nämä hotellisopimukset saattavat usein sisältää koviakin hintavaihteluita, sillä sesonkihinnoittelu on rajattu ulos sopimuksista.

Majoituskumppanuus

Parhaiten majoituksia hallitset valitsemalla kumppanin, joka sitoutuu tuottamaan teille majoituksen ennalta sovitulla yöhinnalla. Tähän suostuu harva toimija majoitusalalla, mutta yhdistäessäsi neuvotteluissa keskittämisestä saatavan majoitusvolyymisi sekä neuvottelutaidot, onnistut varmasti.

Seurattavuus ja raportit

Varmista että majoitustarjoajallasi on tarjota teille työkaluja majoituskulujen seurantaan läpinäkyvästi. Tällaisia palveluita ovat esimerkiksi Extranet- tai intranetpalvelut, joissa majoituksen ostaja näkee laskut, majoitukset sekä raportit yhdeltä näkymältä.

Vanha sanonta menee niin, että sitä saat, mitä mittaat. Jos mittaat kustannusten säästöjä majoituksessa, alat pian myös saada niitä.

Ota yhteyttä yritysmajoituksen asiantuntijaamme!

Lue seuraavaksi

Kalustettujen asuntojen uusi trendi ei ehkä sittenkään tuhoa hotellibisnestä