5 sätt för företag att spara pengar på boende

En guide med de bästa tipsen för den som bokar boende

En professionell projektledare/boendekoordinator betalar mindre än hälften för boende i jämförelse med andra. Inkompetent planering på boende kan leda till dubbla kostnader och orsaka moralisk dekadens hos arbetskraften.

’’Ett företag som kontrollerar sina boendekostnader kan förbättra sin lönsamhet och konkurrenskraft.’’

Att ha bra boendeavtal påverkar ditt företags förmåga att kunna erbjuda konkurrenskraftiga erbjudanden till kunder samt förbättra lönsamheten. Våra boendexperter med många års erfarenhet har förberett en guide som kan göra underverk för ditt företag. Efter att ha läst den här guiden kommer du att kunna hantera boendekostnader mer effektivt. Guiden ger 5 sätt att spara på boende och svara på följande frågor:

  • Hur kan ramavtal för boende göra ett projekt mer lönsamt?
  • Hur kan man minska kostnaderna för logi?
  • Hur påverkar kollektivavtal val av boende?
  • Ska man välja boende som är lite billigare fast mindre flexibelt eller lite dyrare och mer flexibelt?
  • Varför följa upp boendekostnader?

Cheerful UI designers working on a document with colleagues discussing behind

Boendekostnader för projekt

Hur kan boende budgeteras på förhand?

Bindande offert

För att ta fram en rimlig budget bör projektledaren/boendekoordinatorn begära en bindande offert på boende från en tjänsteleverantör (Forenom) redan under projektets budfas. Det är inte alltid möjligt att få till ett bindande avtal i förväg, men det kan löna sig att fråga. Det är viktigt att du åtminstone vet hur länge projektet ska vara, antalet personer och den önskade platsen för boendet. Att ha en offert på boende klart gör att du kan inkludera boendekostnader i kalkylen när du offererar era priser för olika projekt. Du skyddar dig från att erbjuda för lågt eller för högt pris.

Kollektivavtal

Vid val av boende bör de anställdas kollektivavtal beaktas. Vissa kollektivavtalsavtal anger minimikrav på exempelvis rumsstorlek samt om rum kan delas eller om de boende bör ha separata rum.

Flexibla villkor

Ett fast pris som avtalats i förväg är oftast det billigaste alternativet, men i oväntade situationer kan det vara svårt att säga upp ett tidsbestämt kontrakt. Forenoms projektboendexperter rekommenderar att man bygger ett boendepaket som inkluderar en kombination av både lite billigare fast mindre flexibla boenden samt lite dyrare och mer flexibla boenden. Detta gör att ni som företag kostnadseffektivt kan skala upp och skala ner efter behov.

5 sätt att spara på boende

  1. Ordna rymlig/hemtrevlig lägenhet(er) istället för flera hotellrum. Flera anställda kan få plats i en rymlig lägenhet, vilket gör att det nattliga priset per anställd sjunker. Anställda kan även laga egen frukost och middag, och de behöver inte äta ute om det inte vill det.
  2. Boka boende för den tid du behöver. Välj en boendepartner som kan ordna boende för den exakta tidsramen som behövs, även om det innebär att du börjar i mitten av en månad. Också, boka boende för hela den förväntade tidsramen, inte i små portioner. När ditt boende är planerat och längden på ditt projekt är känt, betalar det sig att boka boende för hela tiden. Längre bostadsavtal är märkbart billigare än korta kontrakt.
  3. Köp endast de tjänster du behöver. Om dina anställda inte kommer att använda t.ex. tvätt- och frukosttjänster, bör du se till att dessa tjänster inte är dolda/inkluderade i ett nattligt pris. Välj en partner som låter dig välja de tjänster du önskar och betala bara för det du använder. Det räcker för vissa att lägenheten städas på veckobasis och sängkläder/handdukar behövs inte bytas dagligen.
  4. Var ute i god tid. Vanligtvis är de dyraste kontrakten de som görs i sista minuten. Generellt desto närmare ankomstdatum, desto dyrare boende. Det hjälper till att få boende centralt med en partner till ett fast pris.
  5. Undvik säsongspriser. Acceptera inte avtal som gör det möjligt för boendeleverantören att höja priserna under högsäsong.

 

Att kontrollera boendekostnader

Boendeleverantör

Du får maximal kontroll över ditt företags boendekostnad genom att välja en partner som erbjuder fasta nattliga priser. Det kan vara svårt att hitta boendeleverantörer som arbetar på det här sättet, men genom att exempelvis samla ditt företags totala boendebehov hos en leverantör får ni ett bra utgångsläge i förhandlingen.

Spårning och rapportering

Se till att din boendeleverantör kan erbjuda dig verktyg som gör dina boendekostnader transparenta. En extranät är ett bra exempel, eftersom det enkelt kan ge dig tillgång till fakturor, bokningar och rapporter på ett ställe. Mätning är nyckeln till resultaten.

“If you can’t measure it, you can’t improve it.” – Peter Drucker

Kontakta våra experter!

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.

Läs också:

Best online service for managing corporate travel