Kuinka majoitan työntekijäni? Asunnon vuokraaminen VS. Majoitus palveluna

Selvitys asunnon vuokraamiseen liittyvistä kuluista ja työvaiheista verrattuna majoituksen ostamiseen palveluna.

Teetimme selvityksen asunnon vuokraamiseen liittyvistä kuluista ja työvaiheista, kun joudut majoittamaan työntekijöitä projektin ajaksi. Vertaamme näitä kustannuksia majoituksen ostamiseen täysin ulkoistettuna palveluna.

Lähes jokainen projektiluontoista työtä tai palvelua tarjoava yritys on joskus tilanteessa, jossa tilauksen tie vie uudelle paikkakunnalle. Projektien pituudet vaihtelevat toimialoittain huomattavasti, mutta kaikille yhteistä on työntekijöiden majoittaminen projektin tai toimeksiannon aikana.

Yrityksessäsi saatetaan pohtia, tulisiko edullisemmaksi vuokrata asunto itse vai ulkoistaa majoitus palveluna Forenomille? Mikä on järkevin ja kustannustehokkain vaihtoehto yritykselle? Kuinka paljon itse vuokratessa omaa työaikaa lopulta kuluu muuhun, kuin omaan ydinosaamiseen?

Yhteenveto

Kustannuserä Itse vuokrattaessa Forenomilla
Asunnon etsiminen ja sopimusten neuvottelu 480 € 0 €
Asunnon vuokra ja muut pakolliset kulut (sähkö, vesi, internet yms.) 7801 € 0 €
Asunnon kalusteet ja kuljetus 2109 € 0 €
Kalusteiden osto, kuljetus ja kalustaminen 480 € 0 €
Huoltotyöt ja laskujen maksaminen 6 kk aikana 500 – 1000 €  0 €
Asunnon tyhjennys ja loppusiivous 550 € 0 €
Kustannus Alk. 11920 € 13500 € (alv.0)


Majoitus palveluna Forenomilta – yksi hinta, koko palvelu


Vaihe 1: Kerro tarpeesi Forenomin ammattilaiselle yhdellä yhteydenotolla

Tarjouksen laskemiseksi tarvitaan tieto toivotusta sijainnista, työntekijöiden määrästä sekä projektin kestosta. Esimerkissä suomalainen rakennusyhtiö etsii 6 kk projektiinsa majoituksen 4 työntekijälle Helsingin alueelta, työmaan läheisyydestä. Asiakas toivoo asunnolta löytyvän ainakin internet-yhteys, pesukone sekä autopaikka.

1 yhteydenotto, max. 10 minuuttia

Vaihe 2: Forenom tarjoaa ratkaisun koko majoitustarpeen hoitamisesta

Esimerkkitapaukseemme Forenomin asiakkaan oma yhteyshenkilö, projektimyyjä Mervi Siukola ehdottaa 70 m2 remontoitua ja valoisaa kolmiota parvekkeella. Helsingin Itä-Pakilassa kehä 1 ja Tuusulantien läheisyydessä sijaitsevassa pienkerrostalossa oleva asunto on rauhallinen, ja pihalta löytyy oma autopaikka asukkaille. Kaakeloidussa kylpyhuoneessa on pesukone ja keittiöstä löytyy kaikki tarvittava ruoanlaittoon.

Forenomin ratkaisuehdotus sisältää:

  • Täysin kalustetun ja varustellun asunnon 4 henkilölle
  • 6 kuukauden sopimuksen
  • Sähkö-, vesi- ja lämmityskulut
  • 24h huolto- ja asiakaspalvelun asiakkaan käyttöön
  • Liinavaatteet majoittujille
  • Loppusiivouksen majoituksen päätyttyä
  • Autopaikan
  • Internetyhteyden

Kustannus koko majoitusratkaisusta: 13 500 € (alv. 0%) 

Vaihe 3: Forenom hoitaa kaikki majoitukseen liittyvät asiat vuorokauden ympäri

Forenom hoitaa loppusiivouksen asukkaiden puolesta, joten majoittuvat voivat poistua asunnolta vieden vain henkilökohtaiset tavarat mukanaan. Forenom hoitaa mahdolliset majoituksen aikana ilmenevät tarpeet suoraan majoittujien kanssa. Forenomin asiakaspalvelu on avoinna 24h.

 

Asunnon vuokraaminen itse 


Vaihe 1: Asunnon etsiminen ja vuokrasopimus

Esimerkkiasunnoksi valikoituu hakuportaaleista 70 m2 kolmio Helsingin Pitäjänmäestä neljälle työntekijälle. Esimerkissä oletetaan, että kaksi henkilöä majoittuu yhdessä huoneessa erillisissä vuoteissa. Asunnot tämän 6 kuukauden projektin ajalle liikkuvat hintahaitarissa 1000-1400€/kk. Esimerkkiasuntomme hinnaksi valitaan edullisin, eli 1058€/kk. Vuokran suuruus 6 kk:lle on siis 6348 €. Vuokran lisäksi hintaan täytyy laskea määräaikaisen vuokrasopimuksen rikkomisesta aiheutuva sakko, joka vastaa yhden kuukauden vuokraa eli 1058€. Myös vuokravakuuksille tulee varata rahaa, vaikka tämä ei olekaan varsinainen kustannus.

Pelkästään tyhjän asunnon vuokraamiseen sekä tarvittavien sopimusten kirjoittamiseen täytyy jo soittaa vähintään 7 puhelua.

Työaikaa asunnon etsimiseen ja vuokraamiseen kuluu noin 1 työpäivä, vaikka harvoin koko prosessia saa hoidettua loppuun yhden päivän aikana. Työaika sisältää asunnon etsimisen ja vertailun, vuokraisännän kontaktoinnin, asunnon näytön sopimisen, tarvittavien dokumenttien laadinnan, sähkösopimuksen, isännöitsijäilmoituksen sekä laajan kotivakuutuksen hankinnan. Lisäksi toinen työpäivä kuluu asuntoon tehtävissä pakollisissa sopimuksissa ja niiden neuvottelemisessa:

  • Kotivakuutus (if.fi) esimerkkiasunnollemme on 92€/6 kk (15.30€/kk).
  • Usein nykypäivänä taloyhtiöt tarjoavat internetyhteyden, ja meidänkin esimerkkiasunnostamme löytyy 10M laajakaistayhteys. Laajakaistan käyttö vaatii kuitenkin reitittimen, jonka saa esimerkiksi hintaan 35 €.
  • Ilman taloyhtiölaajakaistaa reitittimen lisäksi tulee hankkia nettiyhteys, joka olisi suurin piirtein 10€/kk.
  • Sähkönkulutus voidaan laskea keskimääräisellä kolmen henkilön vuosikulutuksella. Kerrostalokoti, tavallinen varustelutaso (kolme asukasta): 2 400 kWh/vuosi. Esimerkiksi Vattenfallin täystuulienergia (24kk määräaikainen) sähkölle tulisi vuodessa hintaa 88.2€.
  • Lisäksi työmatkalaisille tulee löytää ja sopia autopaikat. Muualla kuin Helsingissä taloyhtiöistä löytyy omia nimettyjä autopaikkoja, mutta autopaikka täytyy usein varmistaa isännöitsijältä, ja todennäköisesti maksaa pari kymppiä kuukaudessa. Oletetaan selvyyden vuoksi, että kaikki 4 asunnossa asuvaa työntekijää kulkevat samalla autolla, jolloin autopaikan kustannukseksi voidaan laskea 20€/kk

Pelkästään tyhjän asunnon vuokraamiseen sekä tarvittavien sopimuksen kirjoittamiseen täytyy jo soittaa vähintään 7 puhelua.

Asunnon etsiminen, vuokraaminen ja pakollisten sopimusten neuvottelu: Henkilötyöaikaa 16h á 30€/tunti (olettaen, että työnantajan keskimääräinen kustannus työntekijästä on noin 1.45 kertaa rahapalkka) 480€

Asunnon vuokra ja muut pakolliset kulut: 7801 €

Vaihe 2: Asunnon kalustus

Väliaikainen majoitus ei välttämättä päihitä omaa kotia, mutta kiinnittämällä huomiota asumismukavuuteen voidaan kuitenkin päästä niin lähelle, että työntekijöiden on myös hyvä olla ja eikä työteho kärsi majoitusolosuhteiden vuoksi. Neljän hengen asunnon kalustaminen mahdollisimman kustannustehokkaasti mutta kuitenkin niin, että vapaa-ajalla voi tehdä muutakin kuin nukkua, on taitolaji.

Seuraavat kalustukseen liittyvät seikat ovat vähimmäisvaatimuksia työntekijöiden majoittamiseksi:

  • Sänky (170€), petauspatja (25€), tyyny (6€), peitto (25€) = 226€ * 4 henkilöä = 904€
  • Pussilakanasetti 10€/kpl * 4 = 40€
  • Aluslakana 7€/kpl * 4 = 28 €
  • Päiväpeitto 13 €/kpl * 4 = 52 €
  • Kylpypyyhe 5€/kpl * 4 = 20€
  • Käsipyyhkeet 2€/kpl * 4 = 8 €
  • Pyykinpesukone (200€), pyykkiteline (10€) = 210 €
  • Mikro (40€), Kahvinkeitin (16€) = 56 €
  • Sakset (2€), aterimet (35€), veitset (8€), Lastat ja kauhat (8€), lasit ja kahvikupit (8€) = 61 €
  • Kattilat 3kpl (9€), Paistipannut (6.5€), Patalaput ja pannunaluset (3€), leikkuulauta (7€) = 25,5 €
  • Keittiönpöytä + tuolit = 75 €
  • Imuri = 35€
  • Muut siivousvälineet, rätit, pesuaineet, vessaharja = 15€
  • Yöpöydät 4kpl á 9€ (36€), lukulamput 4kpl á 5€ (20€) = 56 €
  • Palohälyttimet 2kpl = 20€
  • Sohva = 160€
  • TV = 162 €
  • TV-pöytä/taso = 15€
  • Olohuoneen pöytä = 15€
  • Kattovalaisin 4kpl á 9€ (36€) + hehkulamput (25€) = 61 €

Yhteensä 2018,5 €

Listasta on jätetty pois monta asumismukavuutta lisäävää seikkaa mm. mattoja, toinen sohva (neljä henkeä on suhteellisen vaativa tehtävä mahduttaa yhdelle sohvalle), jalkalamppu, henkarit, kello, saunakiulu ja -kauha, suihkuverho sekä kiinnikkeet, parvekekalusteet jne.

Kalusteiden hankkimisen lisäksi tulee varautua kalusteiden kuljetutukseen ja asunnon kalustaminen itse:

  • pakettiauto + bensat (90€) (esim. https://pakukympilla.fi/
  • Kalusteiden osto, kuljetus ja kalustaminen 2 henkilötyöpäivää

Kalusteet ja kuljetus: 2109 €

Kulunut työaika kalusteiden ostoon, kuljetukseen ja kalustamiseen: Henkilötyöaikaa 16h á 30€/tunti (olettaen, että työnantajan keskimääräinen kustannus työntekijästä on noin 1.45 kertaa rahapalkka) 480 €

Vaihe 3: Asuminen projektin aikana

Mitä tehdään tilanteessa, jossa esim. avaimet häviävät tai asunnossa täytyy tehdä huoltotöitä? Kuka ottaa yhteyden isännöitsijään / huoltoyhtiöön?

Asumisen aikana aikaa kuluu laskujen kuukausittaiseen maksamiseen (mm. vesi, sähkö, internet jne.), asunnon huoltamiseen sekä mahdollisiin ongelmatilanteiden korjaamiseen. Jos avain katoaa tai jää asuntoon sisälle, usein vuokraajan itsensä on hoidettava nämä tilanteet majoittujien auttamiseksi. Lisäksi lamppujen vaihdot, viemäreiden tukkiutumiset ym. ovat usein vuokraajan hoidettava tai vähintään sovittava yhdessä huoltoyhtiön kanssa.

Huoltotyöt ja laskujen maksaminen 6 kk aikana: n. 2-5 työpäivää eli 500 – 1000 €  

Vaihe 4: Muuttaminen pois ja asunnon tyhjennys

Poismuuton yhteydessä tulevat vielä mahdolliset normaalin kuluman ylittävät vauriot sekä niiden korvaaminen sekä tietenkin siivous. Tässä esimerkissä oletetaan, että kaikki asunnolla sujuu moitteettomasti, eikä lisäkuluja synny.

Pakettiauton vuokraus asunnon tyhjentämiseksi 70 €. Kalusteiden kuljettamisen lisäksi neljän hengen puolen vuoden asumisen jälkien siivoaminen voi ottaa ammattisiivoojalta helposti kokonaisen päivän työn, joka on samaa hintaluokkaa, kuin jos työntekijät siivoavat asunnon itse työaikana. Lasketaan asunnon tyhjentämiselle sekä siivouksille henkilötyöaikaa 16h á 30€/tunti (olettaen, että työnantajan keskimääräinen kustannus työntekijästä on noin 1.45 kertaa rahapalkka).

Kalusteiden jälleenmyynti voi olla hankalaa tai jopa täysin turhaa, sillä usein käytettyjen kalusteiden jälleenmyyntiarvo laskee huomattavasti hankintahinnasta, jolloin myyntiin käytettävä aika ja kustannus ylittävät siitä mahdollisesti saatavan hyödyn. Jos kalusteet haluaa säilöä seuraavaa keikkaa varten, koituu siitä varastointikuluja.

Poismuutto ja asunnon tyhjennys: 550 €

 

Kokonaiskustannusten vertailu


Asunnon vuokraus itse* Forenomin ratkaisu (alv.0)**
Kokonaiskustannus 11 920 € 13 500 €
Kustannus/henkilö 14.44 €/päivä 18,75 €/päivä
Soitettavat puhelut 20-30 kpl 2 kpl
Odottamattomista tilanteista syntyvä riski Suuri Ei riskiä

 

*Kustannukset on laskettu käyttäen edullisimpia mahdollisia vaihtoehtoja sekä olettaen ettei yllätyksiä satu missään asumisen vaiheessa.

**Jos kustannukseen olisi vielä halukas lisäämään noin 1 € per päivä per majoittuja, Forenom tarjoaa siivouksen asunnolle kahden viikon välein. Jos kustannuksista on taas halukas karsimaan, asunnon saa myös ilman internet -yhteyttä ja loppusiivousta.