9 tapaa säästää projektisi majoituskustannuksissa

Nappaa tästä vinkit miten säästää projektisi kustannuksissa!

Hyvä projektijohto maksaa majoituksesta alle puolet siitä mitä keskinkertainen projektijohto. Järkevällä majoitussopimuksella on suuri merkitys muun muassa tarjouksenteossa, kilpailutuksessa sekä kannattavuuden parantamisessa. Yritysmajoituksen asiantuntijamme kokosivat 18 vuoden kokemuksellaan 9 kohdan listan, joka raottaa verhoa projektimajoituksen kustannusten hallinnointiin.

Erityisesti rakennus- ja teollisuusaloilla työprojektin kustannusten arvioimista voi vaikeuttaa projektien venyminen sekä haasteet niiden laajuuden arvioimisessa etukäteen. Projektin majoituskustannuksia hallitsemalla voit kuitenkin parantaa yksittäisen projektin kannattavuutta. Lisäksi joskus projektin kannattavuus on eri olosuhteiden vuoksi jouduttu sopimaan tiukaksi. Tällöin säästöjä tulee etsiä myös kustannuksista, kuten majoituksesta.

Kuinka hallita projektin majoituskustannuksia?

1. Hanki sitova tarjous majoitukselle

Projektin johtajan kannattaa pyytää majoituksen tarjoajalta sitova tarjous jo siinä vaiheessa, kun urakasta käydään kilpailua. Useat majoitustahot eivät todennäköisesti tähän suostu, mutta sitova tarjous kannattaa pitää ehtona sopimuksen tekemiselle. Sitovaa tarjousta varten tarvitset vähintään seuraavat tiedot:

  • projektin kesto
  • majoittujien henkilömäärä
  • majoituksen sijainti

Saadessasi sitovan tarjouksen majoituskustannuksista projektin ajaksi, voit laskea majoituskustannukset suoraan sisään tarjoamasi projektin hintaan. Säästyt tilanteelta, jossa hinnoittelet projektisi liian korkealle tai matalalle.

2. Tarkista alan työehtosopimus

Majoitusta valittaessa tulee myös ottaa huomioon, minkä työehtosopimuksen piirissä tulevat majoittujat työskentelevät. Osa työehtosopimuksista määrittää minimivaatimuksia majoitukselle, kuten pitääkö jokaisella majoittujalla olla oma huone vai voivatko majoittujat jakaa huoneen työkaverin kanssa. Osa työehtosopimuksista asettaa määräyksiä myös majoitushuoneen koolle.

 

3. Vaadi joustavia ehtoja

Etukäteen sovittu kiinteä hinta on usein edullisin, mutta yllättävän tilanteen sattuessa esimerkiksi kiinteästä määräaikaisesta sopimuksesta on vaikea päästä eroon. Forenomin projektimajoituksen asiantuntijat neuvovat, että paras projektimajoituskokonaisuus sisältää sekä edullista kiinteähintaista majoitusta että hieman kalliimpaa, mutta joustavaa majoitusta. Älä myöskään hyväksy majoitussopimusta, joka antaa majoitusliikkeelle mahdollisuuden nostaa hintojasi sesongin aikana.

4. Aloita majoituksen etsintä ajoissa

Usein kalleimpia majoitussopimuksia ovat viime hetkellä kiireessä varatut majoitukset. Majoituksen hinnat kallistuvat usein valitun päivämäärän lähestyessä. Tässäkin asiassa helpottaa, kun majoitukset on keskitetty yhdelle kumppanille etukäteen sovitulla kiinteällä hinnalla.

5. Majoita työntekijät tilavaan, kodinomaiseen asuntoon usean eri hotellihuoneen sijasta 

Yhteen tilavaan asuntoon voi majoittua useampi työntekijä, jolloin yöhinta majoittujaa kohden laskee huomattavasti. Työntekijöillä on myös mahdollisuus laittaa itse aamiaista ja illallista, eikä heidän tarvitse jatkuvasti syödä ulkona tai säilyttää omia ruokia ahtaassa minibaarissa. Myös mahdollisuus työvaatteiden pyykkäämiseen on usein tarpeen. Muista, että tyytyväinen työvoima on edellytys onnistuneelle projektille!

 

6. Ota majoitus tarkalleen tarvitsemallesi ajalle

Valitse majoituskumppani, jonka kanssa voit sopia majoituksen juuri tarvitsemallesi ajalle vaikkapa alkaen keskeltä kuukautta. Ota majoitus myös heti koko tarvitsemallesi ajalle, äläkä pienissä erissä. Kun majoitus on suunniteltu ja projektin kesto tiedossa, kannattaa majoitus sopia suoraan pidemmälle ajalle. Pidempään kestävissä sopimuksissa majoituksen yöhinta laskee huomattavasti verrattuna lyhyempiin sopimuksiin.

7. Maksa vain niistä palveluista, joita todella tarvitset

Mikäli työntekijäsi eivät kerkeä aamuisin syödä aamupalaa tai eivät käytä silityspalveluita, näistä palveluista ei kannata maksaa piilotettuina yöhinnan sisään. Valitse kumppani, joka antaa sinun tilata vain haluamasi palvelut ja päättää itse, mistä maksat. Toisille riittää, että asunto siivotaan kerran viikossa, eikä liinavaatteita tai pyyhkeitä tarvitse vaihtaa joka päivä.

8. Keskitä majoitukset yhdelle toimijalle

Keskittämällä kaikki yrityksesi majoitustarpeet yhdelle toimijalle olet suotuisammassa asemassa neuvotellessasi vaatimuksistasi. Projektin majoituksen osalta asiointi myös nopeutuu ja kumppanillesi muodostuu selkeä kuva toiveistasi ja tarpeistasi. Tällöin kustannusten lisäksi säästyy myös aikaa, kun et joudu jatkuvasti etsimään järkevintä ratkaisua ja ohjaamaan uutta kumppania.

Parhaiten majoituksia hallitset valitsemalla kumppanin, joka sitoutuu tuottamaan teille majoituksen ennalta sovitulla yöhinnalla. Tähän suostuu harva toimija majoitusalalla, mutta yhdistäessäsi neuvotteluissa keskittämisestä saatavan majoitusvolyymisi sekä neuvottelutaidot, onnistut varmasti.

9. Mittaa kustannuksiasi

Vanhan sanonnan mukaan sitä saat, mitä mittaat. Jos mittaat kustannussäästöjä majoituksessa, alat pian myös saada niitä. Varmista siis, että majoituskumppanillasi on tarjota työkaluja majoituskulujen seurantaan läpinäkyvästi. Tällaisia palveluita ovat esimerkiksi Extranet- tai Intranetpalvelut, joissa majoituksen ostaja näkee laskut, majoitukset sekä raportit yhdessä näkymässä.

 

Ota meihin yhteyttä! Autamme sinua majoitustarpeesi kartoituksessa!