Заявление о конфиденциальности

Содержание:

Введение

Обновлено 8.4.2025 г.

Защита конфиденциальности ваших данных имеет для нас большое значение. Forenom Group (далее «Forenom» или «мы») стремится обеспечить максимальную защиту конфиденциальности ваших данных и прозрачность их обработки в соответствии с применимыми законами и стандартами защиты данных.

Это заявление о конфиденциальности содержит информацию о том, как мы собираем, обрабатываем и защищаем ваши персональные данные в рамках всей нашей деятельности.

1. Информация о контролере и контактная информация

Контролером ваших персональных данных является компания в составе Forenom Group*, услугами которой вы пользовались или с которой вы взаимодействовали в каком-либо другом контексте, например, в качестве кандидата на вакансию или как представитель организации, являющейся нашим клиентом. Если вы хотите воспользоваться своими правами субъекта персональных данных или у вас есть какие-либо вопросы относительно защиты данных, обращайтесь по адресу privacy@forenom.com.

Для обеспечения эффективной обработки вашего запроса укажите страну назначения в своем сообщении.

* Компании Forenom Group: Forenom Group Oy, Forenom Holding Oy, Forenom Oy, Forenom Corporate Apartments Oy, Logitjänst Forenom AB, Forenom AS, Forenom ApS, Forenom Eesti Oü, Forenom Apartments AB, StayAt Hotelpart AB.

2. Обработка персональных данных и правовая основа обработки

Мы собираем и обрабатываем персональные данные только в той степени, которая необходима для нашей коммерческой деятельности, а также для предоставления и развития наших услуг и продуктов. Как правило, мы получаем персональные данные непосредственно от вас в процессе нашего с вами взаимодействия. В некоторых случаях мы также получаем персональные данные из других внешних источников с вашего прямого согласия или в пределах, разрешенных или требуемых законом, если мы покупаем маркетинговые списки или получаем ваши данные из внешних каналов (таких как Booking.com).

Тип персональных данных, которые мы собираем в различных ситуациях и по разным причинам, зависит от цели обработки. Мы обрабатываем ваши персональные данные для указанных ниже целей.

Цель обработки персональных данных и категории обрабатываемых персональных данных

Предоставление услуг

Когда вы пользуетесь нашими услугами размещения, субаренды и дополнительными услугами или создаете учетную запись пользователя в нашем онлайн-сервисе, мы обрабатываем ваши персональные данные для предоставления наших услуг. Обработка основана на выполнении условий договора, заключенного с вами.

Для вышеупомянутой цели мы обрабатываем следующие категории персональных данных:

контактная информация, такая как имя, адрес, адрес электронной почты, номер телефона;
сведения о бронировании, такие как тип размещения, даты, особые запросы, дополнительные услуги;
информация, связанная с субарендой, например, банковский счет;
регистрационные данные, такие как имя пользователя.

Forenom обрабатывает особые категории персональных данных, определенных в GDPR (Общем регламенте ЕС по защите данных), только с вашего явно выраженного согласия и только в том случае, если обработка особых категорий персональных данных необходима для предоставления услуг в соответствии с договором на проживание.

Создание формы регистрации путешествующего

Мы обрабатываем ваши персональные данные в связи с нашими услугами по размещению для осуществления регистрации путешествующего. Нам также необходимо подтвердить вашу личность во время вашего пребывания. Обработка данных основана на соблюдении юридических обязательств.

При регистрации гостя обрабатывается следующая информация:

полное имя, дата рождения и гражданство путешествующего;
полное имя, дата рождения супруга/супруги и несовершеннолетних детей путешествующего;
адрес путешествующего;
страна, из которой прибыл путешествующий;
номер документа, удостоверяющего личность;
даты заезда и выезда, если они известны.

В целях соблюдения юридических обязательств Forenom обрабатывает информацию, содержащуюся в паспорте или идентификационной карте клиента, и в некоторых случаях клиента могут попросить использовать надежные средства электронной идентификации или предоставить фотографию и другие персональные данные партнеру Forenom. Обратите внимание, что в таких случаях, например, банки являются независимыми контролерами данных, которые обрабатывают персональные данные в соответствии со своими собственными политиками конфиденциальности.

Управление взаимоотношениями с клиентами

Мы обрабатываем ваши персональные данные, чтобы предоставлять поддержку клиентам и отвечать на ваши запросы, поступившие через наши каналы связи. Это, помимо прочего, предполагает предоставление инструкций перед прибытием и сбор отзывов клиентов после окончания пребывания. Когда вы обращаетесь к нам, мы сохраняем запись звонка или содержание текстового сообщения для дальнейшей поддержки клиентов. Обработка основана на нашем законном интересе в обеспечении качества наших услуг и взаимодействия с клиентами.

Для вышеупомянутой цели мы обрабатываем следующие категории персональных данных:

контактная информация, такая как имя, адрес электронной почты и номер телефона;
информация об отзывах и жалобах клиентов, например, содержание сообщений и записи звонков.

Разработка продуктов и услуг

Мы обрабатываем ваши персональные данные, чтобы повысить качество наших услуг и лучше удовлетворить ваши потребности. К таким данным, помимо прочего, относятся отзывы клиентов и информация, полученная в ходе использования наших услуг. Эта обработка основана на нашем законном интересе в развитии наших услуг и бизнеса.

Для вышеупомянутой цели мы обрабатываем следующие категории персональных данных:

информация об отзывах и жалобах клиентов;
информация о покупательском поведении, например, сведения об отмененных или незавершенных заказах.

Маркетинг, продажи и соответствующая аналитика

Мы обрабатываем ваши персональные данные в целях продвижения и продаж в рамках традиционного и электронного прямого маркетинга. Обработка данных осуществляется на основании согласия, если это требуется по закону, например, когда вы подписываетесь на рассылку от нашего веб-сайта. С вашего согласия мы также обрабатываем персональные данные, образующиеся при использовании нашего веб-сайта, например, создавая маркетинговые файлы cookie на вашем устройстве. Если обработка должна осуществляться на основе согласия, мы попросим вас предоставить свое согласие перед началом обработки. В других случаях обработка данных для целей продвижения и продаж основана на нашем законном интересе в продвижении наших услуг.

Если вы являетесь потребителем наших услуг, мы будем отправлять вам информацию о предложениях и текущих вопросах, связанных с нашими услугами. Если вы являетесь представителем корпоративного клиента, например, сотрудником или деловым партнером организации, являющейся нашим нынешним или потенциальным клиентом, или принадлежите к другой категории заинтересованных сторон, мы будем отправлять вам предложения и информацию о продуктах, услугах и рекламных мероприятиях, связанных с вашими профессиональными задачами. Мы также управляем нашими взаимоотношениями с заинтересованными сторонами, передавая информацию по интересующим их темам и рекламируя различные мероприятия.

Иногда мы организуем лотереи и конкурсы, во время которых осуществляется обработка персональных данных. Ваши персональные данные также могут использоваться для исследования рынка и анализа клиентов. Мы можем таргетировать маркетинговые материалы и рекламу в различных средствах массовой информации, используя и консолидируя данные, собранные при взаимодействии с клиентами, данные, полученные в ходе опросов клиентов, данные о поведении в Интернете и данные о том, какие из наших услуг могут вас заинтересовать. Используя собранные персональные данные, мы определяем целевую аудиторию для продвижения, которой предлагаем таргетированные маркетинговые материалы. Мы также передаем данные партнерам по продвижению для таргетирования рекламы.

Вы имеете право отказаться от получения маркетинговых материалов в любое время. Если отправка маркетинговых материалов и рекламирование осуществляются на основе вашего согласия, вы можете в любой момент отозвать свое согласие, например, по ссылке для отказа от подписки в новостной рассылке или в уведомлении об использовании файлов cookie.

Для вышеупомянутой цели мы обрабатываем следующие категории персональных данных:

контактная информация, такая как имя, адрес электронной почты;
информация об устройстве, например IP-адрес;
согласия на прямой маркетинг и отказы от него.

Организация мероприятий

Иногда мы организуем различные мероприятия для наших нынешних и потенциальных клиентов. Если вы регистрируетесь на такое мероприятие, приглашены на него или участвуете в нем, мы обрабатываем ваши персональные данные с целью организации мероприятия. Такая обработка основана на нашем законном интересе в продвижении наших мероприятий и взаимодействии с нашими нынешними и потенциальными клиентами.

Для вышеупомянутой цели мы обрабатываем следующие категории персональных данных:

контактная информация, такая как имя, адрес электронной почты и организация;
информация, относящаяся к конкретному событию, например, особая информация о пищевых предпочтениях.

Выставление счетов, взыскание задолженности и управление кредитами

Мы обрабатываем ваши персональные данные для осуществления платежных операций и выставления счетов и управления ими. Обработка данных необходима для выполнения условий договора и исполнения обязательств, накладываемых законодательством о бухгалтерском учете.

Для вышеупомянутой цели мы обрабатываем следующие категории персональных данных:

платежная информация, такая как способ оплаты, информация о кредитной карте, информация о выставлении счетов.

Также с вашего согласия мы обрабатываем информацию о вашем кредитном рейтинге для обеспечения эффективного выставления счетов.

Обеспечение безопасности и расследование неправомерных действий

Мы обрабатываем ваши персональные данные для поддержания порядка и обеспечения безопасности, а также для предотвращения и расследования неправомерных действий и других нарушений. К таким данным, помимо прочего, относятся записи с камер видеонаблюдения, установленных в местах общего пользования, таких как коридоры и входы, на наших объектах размещения. Обработка данных основана на нашем законном интересе в обеспечении безопасности наших сотрудников, клиентов и помещений, а также в предотвращении неправомерных действий.

Для вышеупомянутой цели мы обрабатываем следующие категории персональных данных:

информация, собираемая через системы безопасности, записи с камер видеонаблюдения, журналы кодовых замков;
информация о гостях.

Посещение веб-сайта и использование файлов cookie

Мы используем файлы cookie на нашем веб-сайте для повышения удобства для пользователей, анализа использования нашего сайта и вывода таргетированной рекламы. Когда вы посещаете наш веб-сайт, с вашего согласия мы можем собирать информацию о вас и ваших предпочтениях с помощью файлов cookie и других аналогичных технологий. Вы имеете право запретить использование файлов cookie, но это может повлиять на функциональные возможности наших сервисов.

Чтобы узнать больше об использовании файлов cookie на нашем веб-сайте и о том, как запретить их использование, см. нашу Политику использования файлов cookie.

Набор персонала

Если вы откликаетесь на вакансию, открытую в нашей организации, мы обрабатываем стандартную информацию, указанную в отклике, исходя из наших законных интересов только в той степени, которая необходима и целесообразна для определения соответствия кандидата той или иной должности. Обрабатываемые персональные данные в основном зависят от информации, предоставленной кандидатом.

Для вышеупомянутой цели мы обрабатываем следующие категории персональных данных:

контактная информация, такая как имя, адрес электронной почты;
информация, относящаяся к отклику на вакансию и резюме, например, пройденные курсы, опыт работы, владение языками, навыки в сфере ИТ, персональная веб-страница кандидата, заявление, сопроводительное письмо.

Кроме того, с вашего согласия мы собираем информацию от третьих лиц, например, для проведения проверок безопасности или оценки личных качеств и определения соответствия кандидата должности.

3. Автоматизированное принятие решений

Автоматизированное принятие решений — это принятие решений в полностью автоматическом режиме без участия человека, которое может влечь за собой юридические последствия или оказать иное существенное влияние. В настоящее время Forenom не использует автоматизированное принятие решений.

4. Раскрытие и передача данных

Мы обрабатываем ваши персональные данные с соблюдением конфиденциальности и не раскрываем их третьим лицам, кроме указанных ниже случаев:

В рамках группы компаний: мы можем раскрывать персональные данные компаниям, входящим в группу, в объеме, необходимом для достижения целей, описанных в настоящем заявлении о конфиденциальности.

Органы власти: мы можем раскрывать некоторые данные органам власти или судебным исполнителям, если это требуется по закону. Мы будем делать это только на основании действительного решения суда, распоряжения органа власти или повестки в суд.
Приобретение компаний. приобретающая сторона может получить доступ к соответствующим данным клиента в случае приобретения других компаний или другой реорганизации корпорации.
Согласие: мы можем раскрывать ваши персональные данные третьим сторонам с вашего согласия.

В некоторых случаях, например, для маркетинга, разработки продуктов и услуг, поставщики услуг и партнеры, которых мы используем, также могут использовать ваши персональные данные в своих целях. Например, на нашем веб-сайте и в отправленных вам сообщениях могут содержаться ссылки на сторонние веб-сайты, плагины и приложения. Переход по ссылкам или контактирование через них может дать третьим лицам разрешение собирать или передавать информацию о вас. Forenom не контролирует этих сторонних поставщиков услуг, и мы не несем ответственности за действия третьих лиц по обработке ваших персональных данных, когда они действуют как независимые контролеры данных. Пожалуйста, ознакомьтесь с практикой этих сторонних организаций по обработке персональных данных в их собственной документации по конфиденциальности.

В рамках деятельности по обработке данных мы используем субподрядчиков и внешних поставщиков услуг, которые имеют право обрабатывать ваши персональные данные только в той степени, которая необходима для предоставления согласованных услуг. Это значит, что сторонние субподрядчики и поставщики услуг не могут использовать ваши персональные данные в своих целях. Любой поставщик услуг, которого мы задействуем, по договору обязан обеспечивать достаточный уровень защиты данных при обработке ваших персональных данных. К поставщикам услуг, обрабатывающим персональные данные от имени Forenom, относятся, например, следующие:

поставщики услуг технического обслуживания;
поставщики услуг прямого маркетинга и проведения кампаний;
поставщики услуг по уборке и техническому обслуживанию объектов размещения;
поставщики услуг службы поддержки клиентов;
поставщики услуг в сфере безопасности и видеонаблюдения;
поставщики других дополнительных услуг, таких как услуги питания.

Помимо внешних поставщиков услуг, Forenom Group Oy централизованно предоставляет услуги в сфере ИТ другим компаниям группы.

Ваши персональные данные будут храниться и обрабатываться за пределами Европейской экономической зоны, например в тех случаях, когда мы используем поставщика услуг, который находится или хранит данные за пределами Европейской экономической зоны. Мы пользуемся услугами только тех партнеров, чьи процессы защиты данных организованы надлежащим образом и которые гарантируют применение адекватных механизмов защиты как для обработки, так и для передачи персональных данных (например, стандартные договорные условия, утвержденные Европейской комиссией).

5. Ваши права на защиту данных и способы их реализации

Согласно GDPR вы как субъект данных имеете следующие права:

Право на отзыв согласия

Если обработка персональных данных осуществляется на основе вашего согласия, вы имеете право отозвать его в любой момент. Например, вы можете в любой момент отозвать согласие на получение сообщений прямого маркетинга.

Право на доступ и право на исправление

Вы имеете право в любой момент получить доступ к персональным данным, которые мы о вас собрали, или получить информацию о том, обрабатываем ли мы ваши персональные данные. Если ваши персональные данные являются неточными или неполными, вы имеете право запросить исправление или дополнение ваших персональных данных.

Право на ограничение или запрет обработки

При определенных обстоятельствах, например, если ваши персональные данные являются неточными, вы имеете право на ограничить обработку ваших персональных данных до тех пор, пока мы не проверим их точность. Кроме того, в определенных случаях вы имеете право возразить против любой обработки ваших персональных данных. Например, вы можете в любой момент подать возражение против обработки для целей прямого маркетинга (включая составление профиля).

Право на удаление данных

В некоторых случаях вы имеете право на удаление ваших персональных данных. Мы удалим все собранные персональные данные, если они больше не нужны для целей, для которых они изначально были собраны. Мы также удалим персональные данные, если обработка выполнялась на основе вашего согласия и вы решили отозвать свое согласие или обратились к нам с требованием ограничить обработку, и у нас отсутствуют обоснованные причины для продолжения обработки.

Право на перенос данных из одной системы в другую

Вы имеете право запросить перенос ваших персональных данных. Это возможно только в том случае, если мы обрабатываем ваши электронные персональные данные на основе вашего согласия или договора, и применяется только к таким персональным данным, которые вы сами нам предоставили. Мы предоставим ваши персональные данные в машиночитаемом формате, чтобы вы могли сохранить их у себя или передать другому контролеру. По вашему запросу мы передадим данные другому контролеру напрямую, если это технически выполнимо.

Чтобы воспользоваться упомянутыми выше правами, вы можете отправить запрос по адресу: privacy@forenom.com.

Мы можем попросить вас уточнить ваш запрос в письменной форме или, если это будет необходимо, предоставить дополнительную информацию о вашей личности перед обработкой вашего запроса.

Помимо упомянутых выше прав, вы имеете право подать жалобу на обработку ваших персональных данных в государственный надзорный орган.

Если у вас возникнут вопросы относительно ваших прав, обращайтесь по адресу: privacy@forenom.com

6. Хранение данных

Мы храним ваши персональные данные до тех пор, пока это необходимо для достижения целей, указанных в настоящем заявлении о конфиденциальности, с соблюдением ограничений, накладываемых действующим законодательством. Время хранения ваших персональных данных зависит от обязательств, предусмотренных договором между вами и Forenom, требований государственных законов (например, законов об аренде или ведении бухгалтерского учета), отзыва согласия, необходимости хранения данных для предоставления или обеспечения услуг. Если в обработке персональных данных больше нет необходимости, эти данные будут уничтожены или анонимизированы путем их необратимого изменения до состояния, при котором установить личность человека невозможно.

Основные сроки хранения персональных данных:

информация, связанная с регистрацией путешествующего, хранится в течение одного года после окончания проживания;
информация об отзывах и жалобах клиентов хранится в течение двух лет с даты их получения;
учетные записи пользователей онлайн-сервиса хранятся в течение двух лет с момента последнего входа в систему;
записи камер хранятся в течение трех месяцев со дня записи;
документы, связанные с выставлением счетов, хранятся в течение времени, предусмотренного законодательством о бухгалтерском учете;
информация, связанная с арендой квартир, хранится в течение всего срока аренды и в течение трех лет после ее прекращения;
для получения более подробной информации о сроках хранения файлов cookie, см. нашу Политику использования файлов cookie.

Если у вас возникнут вопросы относительно сроков хранения ваших персональных данных, обращайтесь по адресу: privacy@forenom.com

7. Изменения в этом заявлении о конфиденциальности

Мы постоянно совершенствуем наши методы обеспечения конфиденциальности, поэтому мы можем периодически обновлять данное заявление о конфиденциальности. Изменения также могут быть обусловлены изменениями в законодательстве. Мы рекомендуем вам регулярно просматривать заявление о конфиденциальности, чтобы быть в курсе того, как мы обрабатываем ваши данные. Также о любых изменениях мы сообщим вам напрямую, если это будет необходимо.