9 løsninger for å spare penger på projektbasert overnatting

Hvordan kontrollere prosjektets lønnsomhet og kostnader som prosjektleder? Få våre beste tips!

Dyktige prosjektledere betaler mindre enn halvparten for sin overnatting enn middelmådige ledere gjør. Smarte innkjøpsavtaler kan påvirke din evne til å tilby konkurransedyktige tilbud positivt, samt forbedre lønnsomheten. Med sine 18 års erfaring fra bransjen skapte våre eksperter en 9-punkts sjekkliste for hvordan du enklere kan kontrollere kostnadene på prosjektinnkvartering.

Spesielt i industri- og bygge bransjen kan prosjektkostnadene være vanskelige å prognosere på grunn av effekten og omfanget av prosjektforsinkelser. Ved å kontrollere boligkostnadene kan du imidlertid forbedre lønnsomheten til et enkelt prosjekt. Prosjekter driftes også noen ganger under ekstremt stramme budsjetter. Når dette er tilfelle, må man finne besparelser overalt for å sikre høyest mulig lønnsomhet. I slike tilfeller kan god kontroll på budsjettet relatert til overnatting spille en viktig rolle.

Hvordan kontrollere utgifter på din overnatting?

1. Få et bindende tilbud

For å opprette et nøyaktig budsjett, bør prosjektlederen be om et bindende innkvarteringstilbud fra en leverandør så tidlig som mulig i etableringsfasen. Det er sannsynlig at mange leverandører ikke vil bli enig om bindende avtaler på forhånd, men det lønner seg å kreve dette før noen boligkontrakt blir signert. For å få en bindende avtale for overnattingen må du i det minste vite følgende:

  • Hvor lenge ditt prosjekt vil vare
  • Antall ansatte som trenger overnatting
  • Ønsket lokasjon for overnatting

Når du har fått en bindende avtale for overnattingen kan du inkludere boligkostnader i prisen på prosjektet ditt. Du beskytter deg med andre ord for å budsjettere for lavt eller for høyt.

2. Sjekk kollektive forhandlingsavtaler

Når man velger innkvartering skal det tas hensyn til den kollektive avtalen som dekker de ansatte. Noen kollektive avtaler angir minimalt krav til arbeidstaker i forhold til hvor mange personer som skal dele rom. Det er også kollektive forhandlingsavtaler som fastsetter en minimums romstørrelse.

3. Krev fleksible vilkår

En fastpris som er avtalt på forhånd er ofte det billigste alternativet, mens i uventede situasjoner kan det være vanskelig å si opp en tidsbegrenset kontrakt. Forenoms prosjektinnkvarterings eksperter anbefaler å bygge en overnattingspakke som inkluderer både rimelig fastpris, samt litt dyrere men fleksibel innkvartering. Husk å ikke si deg enig i en kontrakt som gjør det mulig for boligleverandøren å øke romprisene i høysesongen.

4. Start planleggingen i god tid

Vanligvis er de dyreste boligkontraktene de som ble opprettet i siste øyeblikk, jo nærmere ankomstdato desto dyrere er innkvarteringen. Det hjelper ofte å velge en sentral lokasjon til fastsatt døgnpris.

5. Gi teamet ditt en romslig og hjemmekoselig leilighet i stedet for flere hotellrom

Hvis du velger en komfortabel leilighet til dine ansatte vil prisen per døgn falle dramatisk. Her vil også gjestene få mulighet til å tilberede sin egen frokost og middag. Det er ofte nødvendig å kunne vaske klær i leiligheten når man er på reise, våre leiligheter har vaskemuligheter inkludert. Husk at en fornøyd arbeidsstyrke er en forutsetning for et vellykket prosjekt!

6. Reserver overnatting nøyaktig for den tiden du trenger

Velg en overnattingspartner som kan ordne et opphold for nøyaktig den tidsrammen du ønsker, selv om det betyr å starte i midten av en måned. Når varighet på prosjekter er satt og din ønskede lokasjon for overnatting er avtalt, lønner det seg å betale for hele oppholdet. Lengre boligkontrakter er merkbart billigere enn korte kontrakter.

7. Betal kun for de tjenestene du trenger

Hvis dine ansatte ikke skal bruke stryke- eller frokosttjenester, bør du sørge for at disse tjenestene ikke er skjult i romprisen. Velg en aktør som vil tillate deg å velge de tjenestene du vil ha og betal kun for det du bruker. Noen gjester ønsker ukentlig vask av leilighet og trenger ikke daglig skift av sengetøy & håndklær.

8. Velg en sentral løsning

Ved å gi hele bedriftens boligbehov til en leverandør, er du bedre i stand til å forhandle om dine krav. Når det gjelder prosjektets innkvartering, går prosessen raskere dersom samarbeidspartneren din har en dypere forståelse av dine ønsker og behov. På denne måten sparer du ikke bare på kostnader, men også tid da du ikke alltid må søke etter den optimale løsningen selv.

Du får bedre kontroll på kostnadene ved å velge en samarbeidspartner som går med på å forplikte seg til faste priser. Det er vanskelig å finne innkvarteringsleverandører som vil være enige i denne typen avtale, men ved å kombinere det totale volumet av innkvarteringsbehovet og dine forhandlingsferdigheter vil du lykkes.

9. Hold oversikt over kostnadene dine

Det gamle ordtaket sier, det du måler er det du får. Dersom du begynner å måle kostnadsbesparelser vil du også ha et bedre utgangspunkt for å unngå unødvendige utgifter. Sørg for at overnattingsleverandøren kan tilby deg et verktøy som gjør innkvarteringsutgiftene dine mer oversiktlig. Et ekstranett er et godt eksempel, da det kan gi deg enkel tilgang til regninger, bestillinger og rapporter på et samlet sted.

Ta kontakt! Vi hjelper deg med å kartlegge innkvarteringsbehovet ditt!

  • Dette feltet er for valideringsformål og skal stå uendret.