Onnistuneen projektinhallinnan resepti

Sanotaan, että nykyihmisen ajankäyttö on yksi suurimmista haasteistamme. Miten tasapainottaa työssä ajankäyttö järkevästi eri työtehtävien välillä – puhumattakaan ajanhallinnasta sekä tehtävistä asioista kotona ja vapaa-ajalla.

Sanotaan, että nykyihmisen ajankäyttö on yksi suurimmista haasteistamme. Miten tasapainottaa työssä ajankäyttö järkevästi eri työtehtävien välillä – puhumattakaan ajanhallinnasta sekä tehtävistä asioista kotona ja vapaa-ajalla. Yritämme kaikki hallita aikaa paikasta ja työtehtävästä riippumatta ja keinot ovat monet. Jotkut tekevät kalenterimerkintöjä, osa kellottaa aikaa vastaan, toinen taas täyttää työpisteen post-it –lapuilla. Hyvä kysymys onkin: Voiko ajanhallintaa muokata vai muokkaako ajanhallinta lopulta meitä?

Aloitin projektipäällikkönä Forenomilla marraskuussa vuonna 2015. Jo ensimmäisten työviikkojeni aikana tiesin, että olen siirtynyt mahtavan työyhteisön äärelle. Minut otettiin heti mukaan ison kohteen projektiin, jossa toimin toisen projektipäällikön kanssa projektin vastuunvetäjänä. Tekemällä oppii, se pitää kyllä paikkansa! Pikkuhiljaa sain lisää kokemusta ja vastuuta vastatakseni yksin eri kohteista. Myös tässä työssäni olen havainnut, että aika on keskeinen resurssitekijä hankkeiden onnistumisessa.

Vastuu Aparthotel-kategoriasta

Alkukeväästä 2016 otin koppia Aparthotel-kategoriastamme, jolloin suurin projektipäällikköoppimiseni vasta oli alkamassa. Pääsin vastaamaan sisustuksellisista päätöksistä muun muassa kalustamisessa ja tekstiilivalinnoissa. Majoitushuoneiden erilaisia pohjaratkaisuja on mietittävä asiakaskokemuksen pohjalta, jotta majoittuminen on hyvin asiakaslähtöistä, ja asiakas saisi tuntea olevansa kuin kotonaan.

Aparthotellit kuuluvat isojen kohteiden projekteihin, joissa joko remontoidaan kokonaan vanha rakennus uudenlaiseksi tai rakennetaan aivan uusi kohde. Pelkästään Suomessa Forenomilla on kahdeksan isoa aparthotellikohdetta kuudella eri paikkakunnalla. Jokainen kohde on uniikki, vaikka aparthotellikonseptimme sisältää yhtenäisiä sisustuselementtejä.

Sisustussuunnitelmaa Aparthotelleistamme.

Onnistunut projektipäällikkyys = laatu · kustannukset · aika

Projektipäällikön työtä kuvaillaan tehtäväksi, jossa tarkoituksena on löytää parhain mahdollisin kompromissi resurssimuuttujien kesken. Näitä muuttujia ovat laatu, kustannukset ja aika. Muutettaessa yhtä näistä muuttujista, vaikutus kahteen muuhun on automaattinen ketjureaktio. Esimerkkinä jos projektissa tavoitellaan laadullisesti parempaa, niin kustannukset normaalisti nousevat ja toteutus ajallisesti pitenee. Erilaisia projekteja tulee ja menee, mutta tärkeintä jokaisen projektin kohdalla on sen hallinta ja resurssimuuttujien tasapainotus.

“Tästä kaikesta syntyy projektin kokonaisuus maustettuna sopivasti pienellä kaaoksella ja sekamelskalla.”

Projektipäällikön parhaimmaksi työkaluksi voisi kuvailla projektinhallinnan työkalua. On sisäistettävä ja ymmärrettävä muuttuvaa majoitus- ja rakennusalaa. Projektinhallinnassa on monta muuttuvaa tekijää. Miten eri asiat toteutetaan, miten toimitaan eri sidosryhmien välillä, minkälaisia ovat vastuunjaot, resurssit ja läpiviennin aikataulutus, tavaroiden toimitusajat, budjetista ja mahdollisista riskeistä puhumattakaan. Tästä kaikesta syntyy projektin kokonaisuus maustettuna sopivasti pienellä kaaoksella ja sekamelskalla.

Tietysti myös projektin suuruus vaikuttaa projektinhallintaan. Itse olen kokenut, että aina pieni projekti ei tarkoita helppoa kokonaisuutta, joka menee niin kuin Strömsössä. Joskus taas isommissa projektikokonaisuuksissa voi olla enemmän pelivaraa ajanhallinnan, suunnittelun ja resursoinnin suhteen.

Havainnekuvat ovat projektipäällikön työkaluja Aparthotellia suunniteltaessa.

Ihmiset onnistumisen avain

Oli projekti loppujen lopuksi minkälainen tahansa, koen, että sisäisten sidosryhmien, kuten työyhteisön ja –ympäristön, vaikutuksella on suurin painoarvo työssä onnistumiseen ja projektien läpivetämiseen. Jokaisessa projektissa olen päässyt tutustumaan ja työskentelemään huippuammattilaisten kanssa. Jokaiselta heiltä saa uusia näkökulmia ja kokemuksia omaan työkuvaan ja tätä kautta myös käytännön asioihin projektinhallinnassa. Aina oppii jotain uutta, jolla kehittää itseään ja omaa työskentelytapaansa.

Työyhteisön lisäksi tärkeitä projektinhallinnan tekijöitä ovat myös ulkopuoliset sidosryhmät, kuten asiakkaat ja tavarantoimittajat. Näiltä sidosryhmiltä saatu apu ja uudet ideat tulevia hankkeita varten ovat korvaamattomia.

Meillä Forenomilla käytetään sanontaa ”rohkea ratkaisija”, joka on yksi työyhteisömme arvoista. On aina ilo saada uusia projekteja tehtävälistalleen ja lähteä toteuttamaan niitä rohkeasti ja varmoin mielin, vaikka aina ei tiedäkään, mitä onkaan luvassa.

Satu-Anna valmiissa Äänekosken moduulihostellissa.

Aparthotel-konseptimme

Aparthotel tarkoittaa huoneistohotellia, jonka palveluihin kuuluu huoneet keittiöillä tai keittiönurkkauksilla sekä omalla wc- ja kylpyhuonetilalla. Aparthotellihuoneet ovat tilatehokkaita yhden hengen huoneesta jopa neljän hengen majoitusratkaisuihin.

Huoneistohotelleissa on yleiset asiakaskeittiöt ja pyykkihuoneet. Jokaisessa aparthotellihuoneessa on jääkaappi, mikro, kahvin- ja vedenkeittimet perusvarusteina, jolloin asiakkaalle taataan hyvät ruokailumahdollisuudet. Jokaisessa aparthotellikohteessa on TV ja maksuton Wi-Fi-yhteys.

Huoneiden hintaan kuuluu liina- ja petivaatteet sekä loppusiivous. Pitkäaikaisille majoittujille majoitushintaan kuuluu siivous joka toinen viikko. Asiakas voi ostaa myös lisäpalveluna siivouksen joka toinenkin päivä.

Kohteet toimivat avainlukkokoodeilla.

 

FORENOM APARTHOTELS

 

By Satu-Anna Larvamo, Project Manager