Jontun ajatuksia viestinnästä

Toimitusjohtajan kanssa pysäkillä

Viime viikon perjantaina pääsin jututtamaan Forenomin toimitusjohtaja Johannes Kangasta johtamisesta. Jutustelun ja saadun hyvän palautteen jälkeen päätin jatkaa juttusarjaa. Tässä artikkelissa puhumme viestinnästä ja sen tärkeydestä.

KUKA KERTOO, JOS SINÄ ET KERRO

Tehokkainta viestintää on aina se, että joku muu kertoo sinun viestisi kuin sinä itse. Ei, tämä ei tarkoita sitä, että johtajan pitäisi ulkoistaa viestintänsä. Mikään muu kuin käytäväpuhe ei synny itsestään. Riittää kun ymmärtää, että aina viestiessämme itse omia viestejä, se on huomattavasti vähempiarvoista.

“Arvokkainta viestintää tai oikeastaan viestinnän maali on syntynyt silloin, kun joku työntekijän luotettava läheinen kertoo esimerkiksi lehdestä löytyvästä artikkelista tietämättömälle työntekijälle.”

Johtajan viestintä on monikanavaista, ja ensimmäisenä on ymmärrettävä “mikä näkyy kenellekin”. Koska viestintä ei ole vain somea tai yhtä tiettyä tekniikkaa, kanavien lisäksi siihen liittyy kymmeniä eriä tekniikoita ja välineitä. Kaiken tämän jälkeen, muut punnitsevat johtajan viestintää aina näyttäytyneen osan perusteella.

Joskus viestintä voi näyttäytyä vaikka pelkästään palautteen antona. Jontun mukaan hyvät palautteet pitää antaa mahdollisimman julkisesti ja huonot palautteet mahdollisimman pienessä piirissä. Yhtälö ei ole helppo, sillä yleensä huonojen uutisten ollessa “pramilla”, niitä ei voida piilottaa ja tällöin ne joudutaan sanomaan isomman yleisön edessä.

“Vastaavasti, jos on hyviä uutisia, niitä ei aina voi kertoa isolle yleisölle.”

Jontulle tiedotteet ovat päivittäinen väylä päästä kiinni viestintään. Forenomin kokoisessa yrityksessä tiedotteita lähtee maailmalle paljon ja usein eri kielillä. Johannes myönsi olevansa välillä mikromanageri tiedotteiden kanssa. Ei muuten, mutta häntä kiinnosti tiedotteissa olevat otsikot. Kuten mediasta tiedämme, otsikoilla kiinnitämme lukijan huomion.

Kapselihotelli on liian erikoinen Espooseen -otsikointi Länsiväylässä oli esimerkiksi tarpeeksi hyvä ja kiinnostava.”

KÄYTÄ ILMATILASI OIKEIN

Valta sokeuttaa ja johtaja saa huomaamattaan ympärille paljon ilmatilaa toimia. Johtajan tehtävässä on tärkeää, ettei hän käytä väärin hänelle “suotua” ilmatilaa. Arjessa ja viestinnässä tämä ilmatilan väärinkäyttäytyminen voi näkyä vaikka siinä, että johtaja aliarvioi tapahtumia tai tilanteita. Aliarvioiminen dilutoi suoraan viestinnän tehoa ja apua. Usein käytetyt korulauseet imevät nopeasti tyhjiin johtajan sana-arkun.

“Muistatteko tarinan pojasta, joka aluksi huusi huvikseen apua karhun hyökkäykseen? Lopulta kun hyökkäys tapahtui oikeasti, kukaan ei tullut auttamaan.”

Ilmatilan väärinkäyttämiseen ja aliarvioimiseen kuuluu myös tukku muita asioita. Alaisille tuo näyttäytyy esimerkiksi siten, että he huomaavat johtajan jättäneen valmistautumatta tilanteisiin. Tai ettei johtaja ole täysillä läsnä. On inhimillistä, että kiireen keskellä aina ei kerkeä kaikkea, mutta tällöin on tärkeä olla omana aitona itsenä ja myöntää olevansa haavoittuvainen. Sosiaalinen media on yksi tapa olla johtajana läsnä.

“Ehkä karmeimpia virheitä sattuu silloin kun jättää kysymättä ja tekee oletuksia. Tämä on muiden ajatusten ylenkatsomista.”

USKOTTAVAN VIESTIN OLEMUS

Viestinnän uskottavuutta lisää, mitä enemmän siihen kuuluu mielipiteitä. Ennen vanhaan oli niin, että johtaja ylhäältä sanoi, miten asiat etenevät. Nykyisessä työelämässä kaikilla on arvokkaita mielipiteitä ja johtajan tärkein tehtävä on varmistaa, että nuo tärkeimmät mielipiteet tulevat esille. Tietotyö on enemmän ja enemmän yhteispeliä.

“Johtaminen on jännittävää jankutusta. Viestinnässä pitäisi pystyä pysymään samoissa perusteluissa ja perusteissa. Uskottavuus kärsii, jos niitä vaihtaa kuin sukkia.”

Vaikka muutos on jatkuvaa, johtajan viestinnän pitää olla loogista ja johdonmukaista. Tällöin jokainen pääsee siihen mukaan helposti. On myös huomattava, että viestintä ei ole pelkästään sanallista tai suullista. Johtajan viestintää on myös se, että hän on näkyvillä tai näkymättömissä. Koska aina ei vain kykene läsnä tai kuuntelemassa, tärkeintä on olla näkyvillä.

“Jos miehistö näkee kapteenin komentosillalla katsomassa merelle, heillä säilyy luottamus. Mutta jos miehistö ei näekään kapteenia katsovan horisonttiin, miehistöllä työt jäävät hoitamatta ja keskinäinen tappelu alkaa.”

Johtajan viestintään kuuluu myös hiljaisuus. Hiljaisuus on aina vaikuttamista, kuten yhtä lailla tekemättömyys on samalla viesti. Jokaisessa hetkessä ja tilaisuudessa johtajan on kyettävä punnitsemaan, mitä toimia tapaus tarvitsee. Jontun mukaan huipulla tuulee, mutta siellä myös luulee. Parhaiten johtavat he, jotka räätälöivät toimintatapansa aina yksittäisten tilanteiden mukaisesti.

Forenomilla on lisätty johtamisen koulutusta. Koulutusten iso tarkoitus on kuvata johtajan olevan ihminen siinä missä muutkin. Jontun mukaan hän on ajatellut työelämää ja johtamista paljon omien lasten kautta. Hän näytti kuvan, missä pienet lapset olivat lähdössä 20 asteen pakkaseen hyvin heppoisin varustein. Kun lapsilta kysyttiin, meinasivatko he tareta, heillä ei kuulemma ollut mitään ongelmaa. Tämä mielikuva kuvaa hyvin työelämään tarvittavaa asennetta.

“Työelämään tulevilla on usko, että he kyllä pärjäävät. Ja usein pärjäävätkin, vaikka meno näyttää kokeneemman silmissä hieman “uhkarohkealta”.”

TUULETA OMAT AJATUKSESI JOHTAMISESTA

Johtajuudessa voimankäyttö ja perinteinen maskuliinisuus ovat mennyttä. Jontun omaa johtamista ohjaavat väistämättä oma historia, jossa hän on jo lapsuudenkodissaan tottunut luottamukseen perustuvaan johtamistyyliin. Jokainen työntekijä haluaa olla luotettu, haluttu ja tarpeellinen, eikä kenenkään johtaminen saisi vaarantaa tätä yhtälöä.

“Kuulin eilen Naavan toimitusjohtajalta Aki Soudunsaarelta loistavan kiteytyksen; Luottamus on kykyä uskoa toisen hyvään tahtoon.”

Forenomilla ja koko Barona Groupin sisällä puhelinta on käytetty aktiivisesti viestinnässä. Jonttu kertoi Barona Logistiikan Heikkilän Karin olevan ylivoimainen välittämään sanomansa puhelimen kautta. Kari sai kerrottua vastaanottajalle pienessä ajassa kymmenen asiaa, kun taas toisilla puhelimessa yhden asian kertominen venyi ja venyi.

“Heikkilän Kari ei myöskään koskaan vastannut sanoen, että hänellä on kiire.”

Johtamisessa puhelut ovat pitkälti asianhoitoa ja puhelun lopettaminen yhtä tärkeää. Työntekijät saattavat naureskella, että johtaja soittaa pelkästään silloin kun on ongelmia. Viestinnässä on fysiologisesti todistettu, että positiivista palautetta antaessa ihmisten vastaanotin aukeaa, kun taas negatiivisessa palautteessa vastaanotin sulkeutuu. Puheluita voi soittaa myös hyvällä asialla.

Silppuisessa työelämässä ja hajallaan olemisessa viestinnän merkitys korostuu. Forenomin kansainvälisyys ja laajalla tapahtuva toiminta asettaa vääjäämättä viestinnän tarkkailuun. Edelleen on helppoa kysyä, miksi jostakin asiasta ei ole sanottu? Eikä siihen ole olemassa muuta vastausta kuin lisätä viestintää. Nykyisessä työelämässä tieto on edelleen valtaa, mutta onneksi se on katoamassa. Sama tieto on kaikkien saatavilla.

Kellon lähestyessä jo kuutta, rohkenin keskustelutuokion lopuksi udella Johannekselta vastausta siihen, mikä niputtaisi tämän keskustelun.

“Viestinnässäkin on pyrittävä nöyryyteen. Tällöin voimme vain toivoa, että uskaltaisimme kertoa johtajina oman erehtyväisyyden. Viestintä on kaikkien yhteinen asia.”

Blogin kirjoittaja Valtteri Karjula työskentelee markkinoinnin tiimissä Barona Groupissa. Aiheina häntä kiinnostaa erityisesti muuttuva työelämä sekä työelämän murros. Valtterin kirjoituksia löytyy lisää barona.fi blogista sekä hänen omista sosiaalisen median kanavistaan.

Lue täältä vielä juttusarjan edellinen osa. Jatketaan keskustelua aiheen ympärillä somessa!

Jontun ajatuksia johtamisesta